O bem mais valioso tanto para empresas quanto para pessoas comuns é o tempo, afinal, precisamos manter a qualidade de vida. Por outro lado, uma gestão de tempo bem aplicada pode ser revertida em ganhos financeiros maiores.
Neste artigo abordamos a definição de gestão de tempo, assim como as principais dicas para você aproveitar esse bem tão precioso em seu ambiente de trabalho. Confira!
O que é gestão de tempo?
A gestão de tempo é um processo que envolve priorização e organização de tarefas, atividades que demandam planejamento e execução orientados ao máximo de aproveitamento de tempo atribuído a elas. Tudo isso resulta em maior eficiência e produtividade.
Nesse sentido, uma estratégia de gestão de tempo inclui um conjunto de processos organizacionais, tarefas e decisões com foco na articulação de objetivos pensados dentro das limitações de tempo. Nas empresas mais modernas, ela é vista como uma ciência para custeio e identificação das operações com o objetivo de eliminar desperdícios.
Por fim, a principal ideia do gerenciamento consciente desse ativo tão importante é conduzir as rotinas de uma forma que seja possível produzir mais resultados no trabalho. Além disso, tem o intuito de conquistar tempo livre para momentos de descontração e para o descanso. Como cada pessoa tem objetivos diferentes, o importante é que cada um usufrua do seu tempo livre da maneira que considerar mais adequada.
Como aproveitar melhor o seu tempo no trabalho?
A gestão de tempo é assumida tem um potencial enorme de transformar o pensamento de um profissional. Isso porque a atitude dele fica mais focada e positiva, algo que viabiliza não só atender melhor às metas, mas perceber a sua contribuição frente aos resultados de toda a organização.
Diante disso, daremos algumas dicas essenciais para que qualquer pessoa comprometida com suas entregas e com a sua carreira aproveite melhor o tempo no trabalho.
Planeje os seus dias
No início de um dia de trabalho, criar uma lista de afazeres com vários itens é muito fácil. No entanto, ao longo de um dia tumultuado, pedidos do chefe e dos outros, ligações não planejadas e acontecimentos inesperados derrubam os melhores planos facilmente. Assim sendo, procure estabelecer no máximo três tarefas por dia.
Identifique as prioridades
Todo profissional deve elencar as prioridades para conseguir gerenciar melhor a execução das tarefas diárias. Uma boa estratégia é listar todos os compromissos do dia seguinte, acrescentando os horários em que pretende cumpri-los.
Os registros ajudarão a pessoa a organizar melhor a agenda, com a identificação do que é prioridade. Assim sendo, em dias muito conturbados, ela terá a possibilidade de verificar quais ações podem ser delegadas, quais devem ser adiadas e quais realmente devem ser executadas por ela.
Foque em uma tarefa por vez
Se existe uma forma inútil de trabalho é a multitarefa. Pelo contrário, se você escolher fazer apenas uma atividade por vez, no fim das contas você entrega mais.
Por exemplo, uma boa ideia é separar uma hora pela manhã para trabalhar somente com uma proposta de venda e manter sua carteira de clientes ativa. Em seguida, faça uma pausa antes de focar em outra demanda. Ao agir dessa forma, você terá maior produtividade durante o dia de trabalho.
Estabeleça prazos
Uma das melhores maneiras de se manter com tudo organizado é atribuir prazos para si mesmo. No fim das contas, uma atividade sem um prazo estabelecido provavelmente vai frustrar você.
Por outro lado, se o seu gestor der um prazo de entrega até sexta, você vai se esforçar para concluir o processo na quinta, pois assim terá tempo de revisá-lo.
Aprenda a delegar tarefas
Profissionais de sucesso e gestores eficazes delegam tarefas rotineiramente com o objetivo de terem a chance de se concentrar melhor em suas funções. Se você quer delegar com eficácia, observe este passo a passo:
- descreva a demanda e o prazo;
- explique o essencial para a pessoa que realizará a tarefa;
- peça para que ela mantenha você a par do progresso da atividade.
Tome cuidado com e-mails e WhatsApp
Mesmo que você utilize essas duas ferramentas para atender clientes, é preciso ter cuidado ao acessá-las. Isso porque a maioria das pessoas tem problemas com procrastinação, concentração e, obviamente, com a “falta de tempo”. Dessa forma, mensagens instantâneas e e-mails deveriam ser soluções de grande ajuda, mas basta um momento de descuido e elas roubam boa parte do seu tempo, o que pode atrasar a execução das suas tarefas.
Assim, o ideal é conferir a caixa de mensagens apenas três ou quatro vezes por dia para evitar a perda de produtividade. Afinal, quando usados adequadamente, e-mail e WhatsApp são de enorme valia para os profissionais.
Use a tecnologia a seu favor
Em plena era digital, o indivíduo que é atualizado utiliza a tecnologia ao seu favor. Softwares de gerenciamento deixaram as antigas técnicas em administração de vendas e metas para lá de obsoletas. Para que passar horas conferindo pedidos e elaborando planilhas comerciais?
Hoje, existem soluções que fazem esse trabalho com muito mais eficiência e melhor, além de gastar poucos minutos. Portanto, explore todos os recursos tecnológicos que forem capazes de ajudar você a centralizar informações e a pôr em prática a gestão de tempo.
Por fim, é preciso ter em mente que a gestão de tempo nos permite clareza nas escolhas, por isso ela é tão importante. Afinal, ela possibilita ter maior foco e concentração, ganhar produtividade e dedicar tempo ao trabalho para o cumprimento das metas.
Tudo isso com o objetivo de que, ao final do dia, sem qualquer sentimento de culpa, seja possível “desligar” e voltar a atenção para a família, para os relacionamentos e para o lazer. Quando você se propõe a assumir o controle da sua vida por meio da gestão de tempo, é possível se comprometer e se dedicar a fazer o melhor dentro do intervalo estabelecido para cada momento.
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