O termo retrabalho descreve situações nas quais uma tarefa precisa ser refeita, ainda que, necessariamente, não seja exatamente na mesma atividade. Por exemplo, quando uma empresa usa dois sistemas diferentes que não operam integrados e os dois precisam de um cadastro do cliente. Nessa situação, será preciso digitar os dados duas vezes, configurando o retrabalho.
Na prática, o resultado se resume em desperdício e, de forma mais específica, em prejuízo de produtividade, desgastes com o cliente, desperdício de recursos e de tempo. São motivos suficientes para agir de modo a evitar o problema, não é mesmo? Então, confira como!
Identifique os gargalos
É fácil identificar o retrabalho quando ele é gerado por uma tarefa que precisa ser repetida várias vezes. Contudo, quando ele ocorre em decorrência de problemas como o que descrevemos na introdução, no qual uma mesma tarefa precisa ser repetida para executar funções, em locais, sistemas, ou departamentos diferentes pode ser mais complexo percebê-las.
Por isso, a sua primeira ação deve ser identificar os gargalos que geram retrabalho. Para fazer isso, considere que as pessoas envolvidas na rotina terão maior dificuldade de perceber alguns problemas, pois estão ocupadas com a execução delas e, por isso, não focam em uma análise mais detalhada.
Nesse caso, a ajuda de pessoas que não trabalham envolvidas diretamente com cada atividade e que, portanto, observam com aquela visão de quem “olha de fora”, pode facilitar que esses gargalos sejam identificados.
Desenvolva processos eficientes
A otimização de processos é um objetivo importante das organizações, por isso, revisá-los é sempre uma boa iniciativa. Porém, esse trabalho costuma ser fundamental para eliminar os gargalos observados na primeira etapa.
Além disso, alguns processos tendem a gerar mais retrabalho que os outros. Um bom exemplo são aqueles necessários à gestão de pedidos. Nesse setor é comum que ocorram erros de separação, digitação e até na solicitação do cliente. Quando isso acontece, os pedidos precisam ser refeitos e, muitas vezes, o engano só aparece no momento da entrega, gerando um prejuízo ainda maior.
Treine a equipe
Para executar esses processos com excelência, é fundamental que a equipe esteja preparada, motivada e comprometida. Em relação ao preparo dos colaboradores, ainda é preciso considerar o agravante de que temos graves deficiências no campo educacional, o que contribui para a diminuição da produtividade.
Boa parte dos baixos índices decorre de trabalhos feitos com erro que precisam ser repetidos. A única forma de resolver o problema é com treinamento, que também é muito importante para descrever os processos da forma que foram elaborados.
Trabalhe a cultura da produtividade
Paralelamente ao treinamento, é preciso liderar as equipes na busca da melhoria da produtividade. Sem que a importância dela seja evidenciada e disseminada entre os colaboradores, não existe garantia de que ela seja valorizada.
Para criar essa cultura, as análises de desempenho funcionam muito bem, especialmente quando baseadas em indicadores confiáveis e acompanhadas de bons feedbacks.
Atribua tarefas de acordo com as especialidades
Quando alguém precisa executar alguma tarefa com a qual não está acostumado, necessita de um tempo para acumular a experiência e a prática no nível ideal. Em muitos casos, pode faltar até conhecimento teórico, o que também cria demanda por um período de aprendizado.
Em todas essas situações, é natural que erros e problemas ocorram em maior número, o que aumenta o retrabalho. Por isso, sempre que possível, o ideal é atribuir tarefas para quem pode executá-las melhor em razão do conhecimento teórico e prático e da experiência.
Melhore a comunicação
Problemas de comunicação são grandes fatores de geração de retrabalho. Afinal, sem entender solicitações, detalhes de procedimentos e necessidades de ajuste, por exemplo, é natural que tarefas e procedimentos sejam executados com erro.
Envolva o cliente
Dentre todas as situações de retrabalho, as que geram devolução de mercadoria costumam ser as mais frustrantes. Além de aumentar o prejuízo em razão de fretes e outras despesas adicionais, elas refletem insatisfação do cliente, o que desgasta o relacionamento com ele e pode influenciar novas negociações.
Por isso, quando possível o envolvimento do cliente com processo de atendimento, o problema é mais facilmente evitado. Do mesmo modo, também é fundamental se envolver com eles. Quanto mais atenção lhes for dada, menores as chances de que ocorram problemas desse tipo.
Adote ferramentas de auxílio
Sem a ajuda de ferramentas de auxílio, uma contagem de o estoque pode precisar ser refeita repetidas vezes até que uma diferença seja encontrada. Funcionalidades específicas para a contagem de estoque, se disponíveis em um sistema de gestão, diminuem o retrabalho.
Ferramentas de controle de processos, organização de tarefas e até agendas digitais, como as gratuitas do Google, são ótimas para a produtividade e o controle — o que diminui o retrabalho.
Contudo, nenhum outro recurso o diminui como a automação. Por exemplo, uma funcionalidade que usa o arquivo XML de uma nota fiscal eletrônica para importar informações elimina a possibilidade de ocorrência de erros que poderiam acontecer ao digitá-los.
Alinhe os fornecedores aos processos
Você não precisa se limitar às questões internas que geram retrabalho. Afinal, as práticas adotadas pelos fornecedores também podem gerar trabalho adicional. Por exemplo, um defeito em componente, fornecido para ser utilizado na produção de uma indústria, pode obrigar a equipe a refazer parte do processo produtivo. Por isso, um bom trabalho de gestão de fornecedores também ajuda a diminuir a repetição.
Considere imprevistos como causa de retrabalho
Se existe uma certeza na gestão de empresas é de que algo sairá errado em algum momento. Afinal, nem todas as variáveis que impactam no resultado podem ser controladas. Por isso, uma boa estrutura de planejamento sempre conta com um plano B.
Especialmente em atividades que dependem de variáveis incontroláveis, como uma obra externa, que não pode ser executada em dias de chuva, é preciso manter atenção redobrada. Ainda que as previsões meteorológicas tenham melhorado em precisão, elas nunca são 100% seguras.
Utilize soluções na nuvem
Uma grande vantagem das soluções na nuvem é o compartilhamento de informações. Um sistema na nuvem permite uma gestão descentralizada e oferece acesso fácil à informação, independentemente de onde o usuário se encontre.
Além disso, são plataformas modernas que, portanto, foram desenvolvidas desde a sua concepção para funcionarem de forma integrada e com segurança. A integração elimina a necessidade de redigitar dados que se encontram disponíveis em outros bancos de dados.
Já em relação à segurança, o retrabalho é diminuído porque você não precisa se preocupar com a manutenção de servidores locais, que tendem a gerar mais paradas imprevistas. Os sistemas em nuvem funcionam com redundância, raramente o serviço é interrompido.
Para concluir, vale mencionar que a imprevisibilidade tem um grande impacto no aumento do retrabalho. Por isso, é preciso desenvolver e aprimorar as ferramentas e os métodos de previsão.
Para te ajudar nisso, separamos uma postagem complementar. Confira o nosso conteúdo sobre como calcular a previsão de faturamento.
