Gestão de processos organizacionais: o que é e qual a importância?

Para que uma empresa aumente seus resultados e se torne sólida no mercado, é preciso dar atenção às atividades e aos processos realizados com o objetivo de alcançar metas e resultados positivos. A gestão de processos organizacionais vem justamente ao encontro disso.

Desse modo, os administradores procuram gerar melhorias contínuas por meio da documentação, identificação, análise e monitoramento dos processos que englobam uma organização.

Assim, os processos podem ser compreendidos como as várias atividades rotineiras que ocorrem dentro de uma empresa e que, de maneira integrada, ajudam a conquistar os objetivos e os bons resultados. Continue a leitura e aprenda mais!

O que é e quais são os objetivos da gestão de processos organizacionais?

Para ofertar a mercadoria e o serviço que se propõe a comercializar, toda empresa precisa organizar suas fases de execução e produção. Somente ao inserir padrões que possam ser facilmente replicados, é possível entregar aos consumidores uma solução eficaz e de excelência.

Em vista disso, o gerenciamento de processos organizacionais consiste principalmente na definição e na padronização de um conjunto de atividades que, quando bem executadas, acarretam o progresso da empresa e contribuem para a execução das metas propostas.

Os ditos “padrões” são também conhecidos como “processos”.  Sendo que, ao serem validados e formatados pelos investidores, precisam descrever a rotina empresarial e controlar o fluxo produtivo, certificando que as etapas previstas sigam os critérios de qualidade anteriormente estabelecidos.

Nesse contexto, o gerenciamento de processos organizacionais tem como objetivo ajudar a empresa a alcançar seus objetivos mercadológicos. A prática demanda consistência e seriedade em sua realização, bem como continuidade.

Qual a importância de uma boa gestão?

O mapeamento compreende avaliar como os processo se encontram, a fim de descobrir as atividades e os métodos falhos. A partir desse momento, é hora de estabelecer fluxos de trabalho, metas, integração dos sistemas, controle e outros aspectos primordiais para a gestão de processos organizacionais.

Assim sendo, é fundamental realizar uma gestão desses processos na empresa, visto que ela é essencial para melhorar, rever e estruturar uma organização em todos os pontos. Para isso, é preciso implantar novos sistemas e traçar estratégias diferentes para mostrar de maneira simples os bons resultados. Assim, a gestão é importante, pois é capaz de proporcionar as seguintes vantagens para a empresa:

• direcionamento ao que realmente é relevante para o negócio;
• inserção de estratégias organizacionais;
• mais simplicidade, agilidade e flexibilidade nos serviços;
• mais conhecimento da área e do seu potencial no mercado.

É fundamental frisar ainda que o mapeamento dos processos de gestão não pode ser um exercício exclusivo. Sendo assim, a empresa também deve realizar avaliações frequentes dos mecanismos e incluir cada vez mais ações objetivando melhorar os fluxos de estratégias.

Em um curto período, isso resultará em uma instituição mais organizada e, consequentemente, mais lucrativa.

Como otimizar a gestão de processos organizacionais?

A melhor maneira de implementar realmente a gestão de processos organizacionais é fazer dela uma parcela da cultura do negócio. Os empreendedores e administradores precisam adotar as técnicas de gestão na rotina de seus colaboradores, além de procurar constantemente medir, planejar e melhorar os resultados.

Desse modo, é importante destacar algumas dicas para obter a otimização dos processos organizacionais, sendo elas:

• conservar as áreas de trabalho e escritórios sempre organizados e limpos, para que qualquer contratempo seja imediatamente identificado;
• esquematizar as atividades e os consumidores que oferecem melhores resultados para a empresa;
• elaborar manuais e procedimentos padronizados para todas as atividades dentro da instituição e fazer com que as equipes sigam os todos os procedimentos;
• estabelecer as principais métricas a serem analisadas em cada processo;
• tomar decisões para que todos da empresa trabalhem em conjunto.

Quais os benefícios que essa gestão traz para o negócio?

Ao analisar criticamente o cenário da empresa, identificar potenciais gargalos e definir o escopo de trabalho adequado, o administrador consegue ter segurança para formatar, espalhar e manter estratégias de gestão realmente eficientes.

Os benefícios mais claros desse tipo de gerenciamento são:

• elevação no número de satisfação de colaboradores, parceiros, clientes e investidores;
• ajuste e flexibilidade nos processos relacionados a transformações externas e internas;
• diminuição no ciclo de duração dos processos;
• redução de gastos;
• melhor aproveitamento do tempo;
• otimização do planejamento de estratégias e ações dentro de organização;
• mais interação entre áreas;
• agilidade na tomada de decisões;
• boa qualidade nos serviços e produtos;
• redução das ocorrências de erros;
• melhorias contínuas.

Dessa forma, cada vez mais se faz necessário contar com ferramentas transparentes e robustas, as quais possibilitem efetuar o exame crítico de dados que favoreçam a tomada de decisões.

Como implantar a gestão de processos na prática?

É importante saber que a gestão de processos organizacionais precisa ser feita de forma gradual para que exista uma adaptação com eficácia. Conheça agora alguns procedimentos que não podem ficar fora da estratégia.

Produza um mapa geral de processos

Esse deve ser o primeiro passo para as organizações que desejam incluir a gestão de processos em suas atividades. Isso porque é fundamental conhecer os detalhes de como acontecem as atividades e os fatores que as envolvem, para assim elaborar uma boa gestão.

O mapa permite a definição de padrões e a análise de todo atributo e potencial dos processos da empresa, ou seja, deve deixar claro os custos e a quantidade necessária de funcionários para cada um dos processos.

Defina indicadores de desempenho

Uma das principais atribuições de um gestor de processos é o controle. Para isso, é preciso existir indicadores que mostram o sucesso ou o fracasso das atividades. Logo, o passo seguinte é definir os indicadores de desempenho para monitorar continuamente as atividades.

Avalie as quatro oportunidades de melhorias

Outro ponto essencial na gestão de processos organizacionais é a otimização no desempenho da empresa. Existem quatro oportunidades de melhorias que aparecem quando se faz o mapeamento e a avaliação de informações: incrementar, automatizar, eliminar e simplificar.

Promova treinamentos e invista na comunicação interna

Nas empresas, não basta ter gestores que controlam e revisam as práticas, é necessário o envolvimento de todos os funcionários por meio de treinamento e comunicação interna. Isso permitirá que eles entendem a importância de desenvolver as atividades, conforme o que foi estabelecido após o mapeamento.

Use ferramentas de gestão

Há no mercado várias ferramentas que podem ser usadas com a finalidade de ajudar a gestão de processos. Entre elas estão:

• ciclo PDCA;
• checklist;
• plataformas colaborativas.

Portanto, para a empresa continuar competitiva e relevante, não se deve negligenciar o seu potencial e jamais pode-se ignorar a relevância da gestão de processos organizacionais. Não se esqueça de que ela eleva a chance de aumento crescente nos resultados. Vale salientar que um bom software de gestão ajuda a gerenciar e otimizar esses processos de maneira eficiente.

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