Automação da força de vendas: quais os benefícios e como implementar?

A automação da força de vendas exerce um dos papéis mais importantes dentro de uma empresa. É dela a função de analisar todo o processo comercial e acompanhar cada esforço dos representantes, principalmente na reta final das operações.

Diante disso, fica evidente sua relevância para otimizar as vendas. Por isso, destacamos a importância, os benefícios e gargalos que a automação da força de vendas supre e explicamos como você pode implementar em seu negócio. Confira!

Como implementar a automação da força de vendas?

A implementação desse sistema para potencializar a força de vendas é simples. No caso do distribuidor ou atacadista que realiza distribuição direta de seus produtos, é um software utilizado em smartphones ou tablets, que se integram com a sua base de dados no ERP (Programa de Gerenciamento).

Assim, o software disponível no equipamento móvel capta as informações de produtos, preços e clientes do seu ERP e disponibiliza tudo isso para o seu representante em visita.

Por fim, dados como estoque online — para previsão de demanda — ficam à mão, entre uma infinidade de informações que são primordiais para ajudar a equipe a fechar vendas.

Qual é a importância de implementar em seu negócio?

A maior importância de implementar a automação em seu negócio está em eliminar tarefas manuais essenciais para a atividade, mas que consomem um precioso tempo por serem demoradas. Por isso, vale destacar os motivos pelos quais essa ferramenta se tornou indispensável.

Ter a chance de aproveitar cada oportunidade

Os sistemas gerenciam follow-ups de vendas e enviam lembretes nas etapas do processo comercial. Com isso, garantem que as marcas não percam possíveis oportunidades.

Dessa forma, os representantes se concentram em aprimorar a qualidade da interação e da comunicação com o cliente, em vez de ter que gerenciar procedimentos de acompanhamento das negociações.

Priorizar tarefas relacionadas às vendas

Ao classificar automaticamente a liderança dos prospectos, a automação possibilita que a força de vendas gaste seu tempo com clientes de maior potencial.

Enquanto isso, os vendedores têm acesso a dados como probabilidade de fechamento de um contrato e valor geral do negócio.

Compreender melhor o cliente

Uma vez que o sistema dá acesso ao histórico de pedidos, dados demográficos entre outros indicadores de vendas, os representantes entendem melhor o comportamento do cliente.

Assim sendo, a marca tem chance de lançar campanhas bem direcionadas e os vendedores se posicionam melhor, com maior propensão de fecharem negócios.

Treinar a força de vendas com base em dados

Os gestores são atualizados em tempo real com todas as atividades de cada um dos seus representantes, incluindo contatos com os clientes, números de vendas e oportunidades.

Portanto, com essas informações à disposição, você identifica pontos em que os funcionários apresentam desempenho inferior e, assim, tem recursos para treinar sua equipe de forma realmente eficiente.

Quais são os principais gargalos que a automação da força de vendas soluciona no setor?

Um deles é ver informações básicas (porém importantes) como a validade de um produto e, dessa forma, ter a chance de ofertá-lo ao seu cliente, no intuito de desovar estoques que seriam perdidos.

Outro gargalo é na hora de inserir um item no pedido do cliente. A ferramenta mostra a rentabilidade do produto — ou do pedido completo — e você visualiza quanto será sua comissão naquele momento, na tela do dispositivo.

Como exemplo de outra solução, há a oferta de produtos similares. Essa opção é útil quando o cliente quer um produto, porém a rentabilidade não é boa ou está em falta no estoque. Assim, com outras perspectivas, certamente terão itens similares de maior rentabilidade.

Além disso, como gestor, você tem autonomia para conceder descontos que definir. Da mesma forma, só você limita os descontos progressivos de negócios para cada representante, por região ou por equipe, direto do painel administrativo da força de vendas.

Quais são os benefícios para a empresa?

Agilidade na entrega dos produtos

O sistema de automação agiliza mais o faturamento e a entrega das ordens de venda. Isso porque o processo é automático. Assim, não se acumulam pedidos para envio, por exemplo.

Da mesma forma, a fluidez também colabora para o planejamento de cargas, já que não há necessidade de esperar a fase de liberação dos pedidos que se encontram retidos pela área de vendas.

Otimização do controle de estoque

O time comercial passa a ficar com a responsabilidade de consultar a disponibilidade dos itens em estoque antes vender. Assim, quando a quantidade está baixa ou zerada, o próprio representante sinaliza a necessidade de reposição. Isso otimiza o controle de estoque e equilibra seus níveis.

Redução dos custos operacionais

Nenhuma empresa consegue fugir dos custos, pois são necessários para que se mantenha as atividades normalmente. Porém, quando são altos demais, comprometem o desempenho e prejudicam a lucratividade da organização.

Como dissemos, as atividades mais simples passam a ser automáticas e, dessa forma, os representantes não perdem tempo com elas. Assim, direcionam o foco para as funções estratégicas.

Maior segurança da informação

Investir em tecnologia promove maior segurança de dados, porque o risco de manipulação da informação é mínimo. Além disso, é possível acompanhar melhor o desempenho dos processos e avaliar de forma mais confiável se os resultados estão positivos, com um controle rígido dos dados gerados.

Auxílio para tomada de decisão

O sistema contribui para estruturar melhor as informações e acompanhar mais de perto os resultados. Por isso, o gestor consegue avaliar quais são os principais pontos de falha e as oportunidades de melhoria que devem ser trabalhadas. Ou seja, a tomada de decisão fica mais precisa e com maiores chances de acerto.

Quais são os cuidados necessários?

Um dos grandes erros cometidos na implementação desse sistema, que leva inevitavelmente à subutilização da ferramenta, é iniciar o processo pela seleção da solução e compra do hardware, como se apenas isso resolvesse todos os problemas da marca.

Geralmente, a empresa investe montantes significativos de recursos, mas não o suficiente nem onde de fato deveria para promover a mudança organizacional e cultural que é necessária para competir em condições de igualdade com o mercado.

Portanto, essa é uma estratégia que tem suas raízes no marketing de relacionamento e impacta a gestão das empresas. Principalmente no que se refere à infraestrutura da indústria (fornecedores e outros públicos) e ao relacionamento com os clientes. Nesse sentido, a implementação da tecnologia deve se assentar sobre dois pilares:

• no uso intenso de dados do cliente, fornecidos pela informatização da força de vendas, marketing e serviços;

• em um processo de trabalho focado no cliente, que deve ser compartilhado por toda a empresa.

Dessa forma, os cuidados necessários estão ligados à recomendação de que a empresa assuma a estratégia em quatro etapas:

• definir e planejar o modelo de relacionamento;

• redesenhar os processos de atendimento ao cliente;

• selecionar a solução;

• implementar a tecnologia de automação da força de vendas.

Quais são as ferramentas essenciais para a automação da força de vendas?

O fator humano é essencial para o sucesso da solução. Assim, a gestão deve ajudar seu time a enxergar o valor que vem com as mudanças na ferramenta.

Nesse sentido, a cúpula da empresa precisa apresentar as informações de maneira que haja o envolvimento das pessoas, que faça com que elas sintam desejo de utilizar o novo sistema.

Em outra ponta, os responsáveis pela área de tecnologia devem se voltar mais para os negócios. Quanto mais entenderem o propósito da organização, mais ajudarão a empresa, que, por sua vez, enfrentará três obstáculos:

• aprendizagem lenta;

• resistência organizada;

• rápido esquecimento.

Mas esses desafios serão superados rapidamente se a empresa apresentar um conjunto de ideias norteadoras, articuladas por pessoas com o perfil certo para a função e também com uma infraestrutura adequada de TI apoiada na estratégia de automação.

Concluindo, se você deseja fortalecer a sua marca e, da mesma maneira, simplificar a gestão comercial, comece a pensar agora mesmo em implementar a automação da força de vendas. Essa solução simples e moderna está mais perto da sua realidade do que você imagina!

Para implementar a automação da força de vendas em sua empresa com quem entende do assunto e já está há mais de uma década nesse mercado, entre em contato conosco agora mesmo!