Entenda os erros mais comuns da gestão de pedidos e como evitar

O sucesso do negócio está diretamente ligado à satisfação do cliente. Para tanto, empresas que buscam por excelência precisam evitar problemas na gestão de pedidos e erros no estoque, contando com processos integrados e organizados.

Atualmente, avanços tecnológicos, programas inteligentes e a enorme concorrência exigem investimentos, inovações e organização. A performance de uma empresa depende, entre outros fatores, da otimização de recursos para garantir serviço de qualidade e bons resultados.

Quer descobrir como implementar uma gestão de pedidos eficiente e impedir erros capazes de comprometer o desempenho da sua companhia? Neste post, explicamos um pouco mais sobre o assunto. Confira!

O que é a gestão de pedidos e qual é sua importância?

Uma gestão de pedidos consiste, basicamente, na estruturação e na organização de um fluxo de trabalho dentro da empresa. A partir do momento em que uma venda é realizada e gera uma encomenda, o trabalho começa a ser preparado para que o cliente receba o produto em tempo hábil e de forma eficiente, conforme oferecido no ato.

Nesse sentido, ser eficiente é fundamental para a corporação. Afinal de contas, a logística, um dos setores mais importantes, tem a ver tanto com os custos de negócio como com o controle geral. Selecionar, embalar e administrar a expedição de pedidos, o transporte e a entrega ao cliente: todos esses fatores ajudam a satisfazer o consumidor.

Diante da concorrência crescente e da necessidade de otimizar recursos e aumentar as margens de lucro, a gestão de pedidos e compras ganha cada vez mais destaque dentro do ambiente corporativo.

Portanto, a importância da área é inquestionável, assim como seu impacto nos resultados da organização. Ao propiciar negociações mais sólidas, reduzindo gastos e oferecendo condições de compra atrativas, a empresa tende a elevar o faturamento e a superar os adversários comerciais.

Quais os mais comuns erros no estoque?

Há uma forte ligação entre os erros no estoque e a gestão de pedidos. Ambos se afetam mutuamente. É impossível vender se não há o produto no inventário ou se não há tempo hábil para recebê-lo de um fornecedor ou fabricá-lo. E, se as solicitações são falhas, pode haver problemas de dimensionamento do estoque, causando quebras ou gastos desnecessários.

Desconexões de processo

Integração, transparência e comunicação são fundamentais em toda a cadeia de suprimentos. Quando bem feitos, podem não apenas simplificar o gerenciamento de inventário, mas também transformá-lo em um ativo estratégico.

Obviamente, as funções relacionadas aos estoques devem ser sincronizadas com a gestão de pedidos para garantir que entradas suficientes estejam disponíveis para atender às previsões de fabricação ou de compra e para manter a reposição sempre em dia. As conexões com outros processos podem não ser tão óbvias, mas também são críticas. Quando não ocorrem da maneira correta, os erros no estoque inevitavelmente acontecem.

Entregas de pedidos equivocados

Uma das principais atividades em se falando de vendas é o packing. É por meio desse processo que os produtos são embalados para serem distribuídos pelos modais logísticos e, posteriormente, entregues aos clientes.

Diversos erros no estoque podem acontecer quando os lotes são separados de maneira incorreta. E esses problemas se estendem ao longo da cadeia e só finalizam com o consumidor solicitando a devolução. Além de gerar insatisfação, essa logística reversa tem um custo bastante significativo e deve ser evitada.

Dificuldades no pós-vendas

Mesmo evitando os erros nas entregas, ainda assim as devoluções podem acontecer, seja por problemas no transporte que causam avarias aos produtos ou mesmo por uma mudança na preferência do consumidor. Lembre-se, por exemplo, de que, nas compras feitas online, o cliente tem sete dias para pedir o cancelamento ou a troca do produto.

Por esse motivo, você deve se esforçar ao máximo para atender às necessidades dos compradores ainda na etapa em que ele está avaliando o que quer adquirir. Quando se negligência a importância da gestão de pedidos, fatalmente isso vai impactar problemas no pós-vendas.

A contagem de inventário é falha

Você interrompe as operações do armazém por dias para contar fisicamente os itens e garantir que a contagem corresponda aos dados armazenados no seu software? Essa é uma mentalidade absolutamente desnecessária, cara e desatualizada.

É muito melhor verificar os níveis de inventário em uma seção por dia. Com um sistema de gerenciamento de inventário de códigos de barras, dados precisos ficam a uma distância de varredura.

Por que a gestão de pedidos não pode falhar?

Sabendo de sua importância e da força que ela exerce sobre a companhia, eliminar problemas e erros cometidos frequentemente e prejudiciais ao avanço da empresa é um modo plausível de não excluir qualquer possibilidade de falência.

A expectativa dos empresários, em geral, é promover operações grandiosas e eficientes. Nesse sentido, as corporações procuram altos níveis de controle de qualidade e organização, favorecendo a evolução gradativa e rentável ao longo do tempo.

Na maioria das avaliações dos processos de gestão, erros são os grandes complicadores de um serviço de qualidade. Entretanto, problemas básicos, como divergências entre produção e atendimento, pedidos com entregas duplicadas, atendimentos fora do prazo e alto custo dos fretes, resultam em clientes incomodados com o trato recebido.

Veja, então, alguns pontos importantes que devem ser levados em consideração nesse processo.

Realize um planejamento detalhado

O segredo da gestão de pedidos começa no planejamento minucioso do que será comercializado. O empreendedor na área de distribuição e atacado precisa se acostumar a lidar com estimativas. Afinal, você não pode ficar com mercadoria encalhada, tampouco deixar faltar produtos para seus clientes. Essa organização envolve saber o momento certo de se comprar mais ou menos.

Muitos proprietários de negócios e gestores pecam nesse ponto. Por exemplo: se você é do ramo do comércio de roupas e está chegando o inverno, dê uma olhada no que mais saiu na loja no ano anterior. Suponha que tenham sido casacos. Diante disso, você adquire mais peças desse tipo.

Faça a gestão da demanda de maneira adequada

A gestão da demanda não recebe a atenção merecida por não apresentar ganhos de curto prazo ou resultados concretos. Essa negligência impacta diretamente os custos, envolvendo falta de transporte, horas extras da mão de obra, multas, dependendo do tipo de contrato, entre outros problemas.

Otimize o cadastro de pedidos

O cadastro de pedidos é primordial na área de vendas. Otimizar datas de entrega, adequando volumes, itens e prazos solicitados às capacidades produtivas, é crucial. Diversos erros no estoque podem ter origem justamente no cadastro feito de maneira incorreta.

Busque implementar um processo ágil de liberação de pedidos. É algo imprescindível e necessário para não impactar o lead time de atendimento. Devemos tomar o cuidado de não provocar atrasos na entrega combinada, pois isso cria um clima de desconfiança.

Também deve-se observar a alocação de pedidos às ordens de venda. Quando ela acontece de maneira desestruturada, prejudica não só as entregas, como também o giro das mercadorias nos pontos de venda. Em períodos de escassez, a alocação de pedidos vira peça-chave para priorizar o atendimento dos clientes que geram mais valor para a organização.

Melhore a gestão de estoques

Muitas empresas não atendem corretamente ao cliente pelo fato de não contarem com uma política de estoques alinhada à demanda, mesmo quando desenvolvem corretamente a gestão de pedidos. Faz-se necessário, portanto, implantar serviços mais direcionados e organizados.

Dessa forma, como dissemos anteriormente, os erros em um departamento afetam os demais. Por exemplo: se uma mercadoria já comprada pelo cliente demorar demais para chegar, isso vai atingir a área de logística.

De modo semelhante, quando o estoque fica parado o empreendedor perde duas vezes: primeiro por não fazer dinheiro e, segundo, por ter de custear o armazenamento inútil.

Realize uma boa administração dos transportes

Seja próprio ou terceirizado, o transporte precisa cumprir a promessa feita ao cliente. A empresa deve gerenciar o atendimento das encomendas por meio de indicadores alinhados e específicos. São necessários investimentos modernos, que desburocratizem processos e garantam mais velocidade na tomada de decisões.

Defina corretamente funções específicas

Não consegue acompanhar os dados sobre as vendas? Seus pedidos demoram demais? E os processos? São demorados? Pois saiba que, para ajeitar essa bagunça, as operações que envolvem a gestão de pedidos não podem ficar sem profissionais específicos por sua responsabilidade.

Há colaboradores no mercado especialistas em logística. Com esse tipo de contratação, você terá de quem cobrar a boa performance e terá mais tempo para decisões mais estratégicas do seu comércio. Por tudo isso, fuja desse erro!

Invista em uma boa política de estímulo ao giro de estoque

Sempre vemos no comércio iniciativas de liquidação e promoções com o objetivo de fazer os produtos no estoque girarem. Ainda assim, a falta dessa política é uma falha bastante presente no comércio varejista.

Se os produtos estão encalhados, é preciso atitude para modificar esse quadro. Descontos são ótimos atrativos para os clientes. Muitas vezes é necessário trabalhar com a redução de danos. Por isso, você deve estar sempre atento para saber quando é a hora de frear a sua margem de lucro para ter um prejuízo menor.

Faça a padronização da descrição das mercadorias

Até aqui, falamos sobre a importância de se estudar a conduta de quem compra, além de como é fundamental controlar os deslocamentos que envolvem os produtos no estoque. Nesse sentido, muitos empreendimentos erram em uma tarefa aparentemente simples: a padronização da descrição das mercadorias.

O ideal é que os gestores saibam tudo o que acontece na loja sem que seja necessário ir até o ponto físico para conferir os itens e artigos. Desse modo, você vai precisar de um mecanismo para fazer esse controle de produtos.

Na prática, existem várias opções: arquivos em fichas de papel, planilhas, softwares especializados etc. O importante é saber onde está a mercadoria, quantas unidades disponíveis existem, quando elas vencerão, data de entrada, data de saída, opções de cores e de modelos, localização e assim por diante.

Você deve estar pensando: “mas no dia a dia é impossível perder tempo fazendo toda essa coleta de dados!”. Sim, realmente não é nada simples pôr em prática essa uniformização. Diante dessa complexidade, muitos empresários têm apostado na tecnologia. Com programas de informática focados nesses serviços, o gestor ganha precisão de dados e velocidade no acesso às informações comerciais.

Sendo assim, soluções de TI (Tecnologia da Informação) são ideais para sanar esse tipo de equívoco, que é a ausência de um modelo para identificar com exatidão o status de cada produto. No próximo tópico, falaremos disso com mais detalhes.

Adote sistemas de apoio robustos

A falta de sistemas em uma empresa inviabiliza a agilidade do serviço. Sendo assim, é fundamental controlar o fluxo de atividades para que a gestão dos pedidos suporte todas as etapas dos processos, da entrada até a chegada ao destinatário.

Atualmente, o mundo mercadológico exige cada vez mais das companhias para que elas possam se estabelecer e evoluir. Por isso, erros como os citados acima precisam ser evitados, qualificando todos os serviços.

Qual é a importância da automação para a gestão de pedidos?

São inúmeras vantagens. Além da fase complexa que a economia enfrenta, os clientes estão cada vez mais exigentes, uma vez que a variedade de produtos e serviços disponíveis é grande. Em consequência, o apego e a fidelidade às empresas deixam de existir.

Diante dessa nova realidade, o investimento em novas tecnologias e o aumento do nível de qualidade dos serviços podem ser o diferencial para atrair clientes e assegurar a solidez da empresa.

Nesse sentido, a gestão de pedidos é um dos setores vitais para tornar o atendimento mais eficaz, garantir a satisfação do público, elevar a competitividade no mercado e melhorar os lucros.

Para tanto, o processo precisa ser automatizado com um sistema de gestão. Se implementado de maneira adequada, o gerenciamento de pedidos otimizado faz crescer a satisfação do cliente, além de reduzir os gastos corporativos. Algumas das principais recompensas são:

• maior agilidade no gerenciamento de pedidos;
• facilitação da comunicação interna;
• auxílio ao gerenciamento de inventário;
• compactação do banco de dados;
• automatização dos processos.

A tecnologia é a grande aliada para melhorar a logística do seu negócio. O gerenciamento de pedidos figura como boa opção para otimizar a cadeia produtiva da empresa e facilitar o atendimento ao cliente. Assim, você tem mais tempo livre para, por exemplo, buscar novos investimentos.

Garantir uma gestão de pedidos eficiente, portanto, é um passo indispensável para qualificar a prestação de serviços. Com esse importante investimento, você pode alçar novos voos e finalmente expandir. Afinal, você vai dominar a supervisão de vendas de ponta a ponta e controlar melhor a sua equipe.

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