Aprenda como fazer um relatório de vendas eficiente na sua empresa

Muitas pessoas não sabem como fazer um relatório de vendas, o que pode parecer assustador para elas.

Entretanto, se feito da maneira correta e levando apenas as informações mais importantes em conta, é possível perceber o quanto um relatório bem elaborado auxilia no dia a dia de todos os envolvidos no time de vendas — desde a equipe que está no campo até a diretoria.

Neste artigo, falaremos sobre todos os pontos principais para criar um relatório de vendas de sucesso. Acompanhe!

O que é um relatório de vendas?

“O relatório de vendas é o compilado de todos os números importantes da equipe, como: saúde da carteira de clientes, ticket médio das vendas e performance dos vendedores”.

Ele pode ser preenchido tanto pelos próprios vendedores — que estão em contato com os números diariamente e, por isso, podem validar rapidamente as informações — quanto pelo gerente do time.

Normalmente, os relatórios são entregues no final de cada mês ou de cada trimestre, mas podem ser feitos também de forma mais detalhada, semestral ou anualmente, para auxiliar no planejamento dos próximos passos da empresa.

Qual é a importância do relatório para a empresa?

Além de manter a comunicação entre time de vendas e direção da empresa mais bem alinhada, o relatório é uma das melhores formas de entender os pontos fracos e fortes do processo de vendas do negócio.

É possível, por exemplo, acompanhar os seguintes pontos, tanto a partir do relatório de vendas atual quanto dos anteriores:

• qual está sendo o crescimento da empresa mês após mês;
• o tamanho do ciclo de vendas e se ele está sujeito a mudanças durante um determinado período do ano;
• confirmar se as ações realizadas pelo marketing estão contribuindo diretamente para o número de vendas.

Pelo relatório, é possível correlacionar os principais indicadores, desenvolver diagnósticos e planos de ação a partir dos pontos fracos e incentivar a equipe a manter e aperfeiçoar os pontos fortes.

Como fazer um relatório de vendas otimizado?

Justamente por facilitarem a comparação entre o histórico da empresa e a comunicação entre todos os envolvidos, o ideal é que os relatórios sejam feitos a partir de um único modelo, que seja mais adequado a realidade da empresa.

Algumas outras diretrizes também devem ser seguidas, conforme mostramos abaixo.

Tenha objetivos claros

Quais perguntas ou hipóteses a empresa deseja responder por meio dos relatórios? Quem receberá o relatório para análise? Tenha certeza de que tudo isso está alinhado. Alguns objetivos comuns são:

• entender as oportunidades que o negócio ainda não está explorando tão bem;
• compreender a saúde da carteira de clientes e os produtos que trazem mais retorno à empresa;
• analisar o desempenho do time de vendas e as práticas que trazem mais sucesso;
• acompanhar o ciclo de vendas da empresa e os fatores que interferem no seu tempo.

Defina as métricas de acordo com o objetivo principal

Tentar colocar todas as informações e números possíveis no relatório não fará, necessariamente, com que ele apresente a resposta para as hipóteses criadas inicialmente. É importante que as métricas selecionadas tenham uma correlação direta com o ponto a ser analisado.

Alguns dos indicadores de vendas mais utilizados são:

Número total de pedidos

Essa métrica é o número total de pedidos realizados naquele mesmo mês. Ela ainda pode ser destrinchada em indicadores complementares. Por exemplo, dos pedidos totais, quantos pedidos foram realizados em cada linha de produtos?

Receita total do mês

Também chamada de faturamento, ela é o resultado entre a multiplicação dos preços dos produtos e as quantidades que foram vendidas. Aqui também é interessante levar em conta se descontos foram concedidos e verificar o lucro bruto a partir da receita total.

Ticket médio

Esse indicador revela o gasto médio do cliente em cada compra. Além do ticket médio total, separe o ticket por linha de produto. Dessa forma, é possível entender, pela média de pedidos realizados, quais são os que trazem mais retorno para a empresa.

Pedidos por cliente

No universo de vendas, é essencial entender a saúde da carteira de clientes. A partir da informação de vendas por cliente, pode-se compreender quais apresentam uma recorrência maior na compra e, ainda melhor, aqueles que precisam de um relacionamento mais próximo da equipe de vendas para voltarem a ser clientes assíduos.

ROI (Retorno sobre o Investimento)

Por meio do ROI você consegue saber o quanto sua empresa está ganhando com cada investimento. Subtraindo o valor gasto com todas as ações realizadas — marketing, treinamento, custos com o time de vendas, por exemplo — do valor do faturamento total, isso tudo foi válido? Essas ações trouxeram lucro para a empresa ou precisam ser revistas para o mês seguinte?

Monitore as atividades da equipe de vendas

Existe um dia ou um horário melhor para o processo de vendas da sua equipe? Existe uma diferença grande entre o número de visitas ou ligações realizadas entre o seu vendedor top performer e o low performer?

Acompanhar as atividades de cada vendedor e colocar essas informações no relatório pode ajudar a empresa a responder a essas e outras perguntas.

Utilize uma linguagem clara

Pense sempre em quem receberá o relatório e quais informações são mais importantes para os possíveis leitores. Procure deixar o relatório o mais claro possível. Não é o tamanho dele que definirá sua qualidade — e sim a possibilidade de tirar boas conclusões do seu conteúdo.

Coloque uma introdução clara, um desenvolvimento e também uma pequena conclusão com os pontos mais importantes encontrados para facilitar a leitura. Gráficos e tabelas também são ótimas opções para organizar as informações e transmiti-las de maneira clara.

Mantenha as informações atualizadas

Esse é uma atividade cansativa, mas que não deve ser usada como desculpa para adiar o preenchimento dos dados na sua planilha. O ideal é que isso seja feito todos os dias no fim do expediente. Também é necessário monitorar os dados que já foram anotados, para verificar a necessidade de alterações.

Como evitar erros no relatório?

Para que os relatórios da sua empresa sejam realmente eficientes, é necessário ficar atento a alguns detalhes que fazem toda a diferença, os quais listamos abaixo:

Atente a informações úteis

Um bom relatório precisa ter informações relevantes ao objetivo para o qual está sendo criado, caso contrário, sua equipe vai estar apenas perdendo o tempo colhendo várias informações desnecessárias.

Aborde tudo de forma compreensível

A linguagem deve ser a mais clara possível, para que seja acessível às diversas pessoas que vão ler o relatório. Seguindo essa mesma lógica, a falta de padronização é um problema que precisa ser abolido. Se cada vendedor fizer um relatório do seu próprio jeito, no fim das contas você terá um monte de informações desconexas e de difícil interpretação.

Defina prazos para as entregas

Determinar prazos para a entrega dos relatórios é essencial, pois se o objetivo é analisar a situação atual do seu negócio, as informações descritas precisam ser recentes.

Automatize o que for possível

Outro erro que precisa ser evitado é tentar fazer tudo manualmente. Coletar vários dados de clientes e fontes distintas é um trabalho cansativo, que deve ser feito de maneira minuciosa. Automatizar esse processo evita falhas que seriam cometidas por mãos humanas, além de economizar o tempo de todos.

Quais ferramentas podem ajudar na construção do relatório?

Chegar ao fim do mês e começar a desenvolver o relatório que já deve ser entregue na semana seguinte pode ser um grande erro, porque não há tempo suficiente para analisar e checar a percepção dos vendedores e todos os números.

Você pode utilizar ferramentas, como planilhas ou um sistema de gerenciamento de vendas, e colocar, diariamente, todos os números que forem importantes. Assim, no final do mês, a sua única tarefa será compilar os números que você já tem em um relatório simplificado.

Por que usar um software de gestão?

Softwares de gestão são pacotes de programas desenvolvidos para otimizar as rotinas de escritório, incluindo a produção de relatórios de venda. Suas principais vantagens são:

Coleta eficiente de dados

Com esse tipo de ferramenta, é possível coletar todos os dados necessários aos relatórios de forma automática e em tempo real. Você pode, por exemplo, fazer o acompanhamento das suas vendas, verificando quais produtos são mais vendidos e em qual época do ano ou período do dia.

Otimização dos procedimentos

Os softwares de gestão reúnem todo o histórico dos clientes em um único lugar, o que resulta em uma economia de tempo e trabalho por parte das equipes, além de melhorar a produtividade.

Acessibilidade aos arquivos

Muitos desses programas estão disponíveis online por meio da nuvem, o que resulta em uma série de outras vantagens, como a possibilidade de acessar os dados de qualquer lugar do mundo, o backup automático dos documentos e armazenagem ilimitada. Ainda, eles permitem que os documentos possam ser editados por mais de uma pessoa ao mesmo tempo.

Agora que já sabe como fazer um relatório de vendas, você consegue perceber que não precisa ser algo complicado. Basta apenas ter objetivos bem delineados, métricas, uma linguagem clara e ferramentas automáticas, para que seja bem eficiente. A função do relatório é facilitar sua vida e melhorar os resultados da empresa como um todo.

Após conhecer todas essas dicas sobre como fazer um relatório de vendas, você pode dar um passo além, lendo o artigo em que ensinamos a melhorar o controle das suas vendas!