Gestão de fornecedores: aprenda de uma vez a fazer de forma eficiente

A gestão de fornecedores se torna um processo crucial a partir do momento em que representam uma parte indispensável para as suas atividades. Uma avaliação contínua e bem estruturada dos seus parceiros permite identificar melhorias quanto aos valores e condições de pagamento, qualidade dos produtos e, ainda, se certificar de que estão atuando conforme os seus requisitos.

Para manter a sua cadeia de suprimentos organizada, bem gerenciada e com custos e despesas controlados, conheça algumas boas práticas para lidar com os seus parceiros.

Construa um bom relacionamento

Os fornecedores são o centro de atividades de muitas empresas, principalmente se tratando de indústrias, atacados e distribuidores que não conseguem atuar sem produtos e matéria-prima. Por essa ligação direta com os seus processos, eles podem se tornar verdadeiros pontos estratégicos e aliados para atingir excelentes resultados.

Inclusive, se não há bom relacionamento, não há comprometimento com as entregas, preços nem mesmo condições de transporte, e esses são fatores que afetam a qualidade do seu trabalho e da satisfação dos seus consumidores. Mostre que você é um bom cliente, pois eles também são empresa e têm seus critérios. Para isso, pague em dia, evite solicitar prazos muito apertados e preze por uma comunicação clara, aberta e sempre respeitosa.

Caso ocorra algum imprevisto financeiro e não possa fazer o pagamento em dia, seja bem transparente e exponha a situação, mas nunca espere o parceiro cobrar ou ter prejuízos, já que isso manchará a imagem do seu negócio.

Negocie prazos e preços

Para negociar melhores condições de pagamentos e valores mais competitivos com o seu parceiro será necessário ter um bom relacionamento com ele. Afinal, ninguém é flexível com quem não tem uma boa relação, principalmente falando do mundo dos negócios. Então, para que a sua gestão de fornecedores preze pela economia e redução de custos, faça estudos de mercado sobre os valores praticados, pois assim terá uma base para a sua negociação e bons argumentos com a empresa.

Após essa cotação, também é necessário que você disponibilize vantagens para que o fornecedor tenha motivos para melhorar as condições, como aumento na quantidade de pedidos. Entretanto, evite ser muito invasivo nas suas propostas, pois isso afasta o parceiro.

Monitore os custos e entregas

Como dito, a gestão de fornecedores deve ser um processo contínuo, já que eles também significam gastos para a sua empresa. Manter um gerenciamento regular permite avaliar se os valores praticados por eles ainda são viáveis para o seu caixa. Isso é fundamental principalmente se tratando de um cenário econômico que apresenta tantas oscilações nos índices, inclusive na inflação. Portanto, é preciso identificar e considerar a busca por novos parceiros caso os preços se tornem inflexíveis e muito elevados.

Outro ponto que deve ser constantemente monitorado são as entregas. Elas ainda são realizadas com o mesmo comprometimento como era no início da parceria? São feitas dentro do prazo acordado? Avalie também se as mercadorias estão chegando em bom estado de armazenamento e manuseio, já que produtos com defeitos se tornam prejuízo e atrasam a sua produção.

Centralize o ponto de contato e relacionamento

Uma prática muito comum em empresas que precisam lidar com um grande volume de pedidos é que o fornecedor tenha vários contatos com a sua empresa. Normalmente, o setor de compras fica responsável pelas negociações, contratos e pedidos. A logística é encarregada de inspecionar a qualidade, cumprimento das entregas e assuntos relacionados às mercadorias.

Para uma gestão de fornecedores otimizada, ágil e que simplifique o fluxo de trabalho e relacionamento, é interessante que o parceiro interaja com o seu negócio de maneira centralizada e em um canal efetivo. Isso evita confusões no compartilhamento de informações e desenvolve um melhor relacionamento, credibilidade e confiança com o setor responsável. Além disso, permite que as negociações e remessas sejam resolvidas de maneira mais rápida e acertada.

Utilize a tecnologia como sua aliada

O uso de softwares para gerenciamento e relacionamento auxilia desde a busca por melhores parceiros até no monitoramento dos serviços prestados. Entenda como.

Melhoria de processos

Já não é novidade que a tecnologia permite agilizar todos os seus processos, sejam eles administrativos, sejam eles produtivos. Isso acontece quando sistemas automatizados monitoram as suas compras e o seu caixa, evitando erros, gargalos e compras equivocadas.

Portanto, a partir do momento que a sua empresa utiliza meios tecnológicos, eficientes e menos burocráticos e manuais em suas atividades todos os processos se tornam mais fluidos e efetivos.

Melhor controle de estoque

Para investir no bom relacionamento, a sua gestão de fornecedores precisa ter total domínio sobre o estoque. Como dito, pedidos em cima da hora podem prejudicar essa relação e o preço dos seus pedidos. Nesse sentido, a tecnologia permite que softwares controlem a sua reserva e desenvolvam inventários. Assim saberá quais produtos estão sem giro, quais deles estão em falta e sempre haverá registro quando um item entra ou sai da reserva.

Isso é importante não somente para o gerenciamento de parceiros, mas para todo o fluxo de trabalho, considerando que a falta e a perda de mercadorias significa linha produtiva parada e prejuízos financeiros.

Mais qualidade

A utilização de boas soluções tecnológicas reduz os riscos de falhas e retrabalhos nas suas atividades, permite a geração de relatórios analíticos para o acompanhamento de indicadores, auxilia o compartilhamento eficiente de informações e dados atualizados, sem falar na redução de custos.

Em outras palavras, existem níveis de qualidade dos processos empresariais, produtivos e de gestão que somente são alcançados com o uso de tecnologia. Além disso, processos automatizados agilizam os meios de pagamentos e tornam todo o relacionamento mais transparente.

A gestão de fornecedores deve ser baseada em dados e comunicação para que seja desenvolvida uma verdadeira relação de parceria e interesses mútuos. Dessa maneira, poderá traçar estratégias de redução de custos e, até mesmo, de otimização da produção, já que ambos os aspectos também são influenciados pelos seus parceiros.

Agora que já conheceu algumas orientações para a sua gestão, confira o nosso artigo sobre como aumentar os lucros com a gestão de fornecedores.