Manter sua rotina organizada pode poupar muito tempo e otimizar sua capacidade de gerar resultados. Além disso, contribui para que haja uma maior transparência sobre as suas ações, o que aumenta o nível de confiança da sua chefia em relação ao seu trabalho.

Entre as inúmeras ferramentas disponíveis para representantes comerciais como você, existe uma que é indispensável: o relatório de visitas comerciais.

Esse documento, que muitas vezes é negligenciado pelos vendedores, pode reunir informações importantes sobre os clientes, oferecer insights de vendas e manter sua chefia mais tranquila e confiante em relação ao seu desempenho.

Continue a leitura, entenda a importância do relatório de visitas comerciais e saiba como fazer um documento como este!

O que é um relatório de visitas comerciais?

O relatório de visitas comerciais é um documento que reúne informações estratégicas sobre os clientes que você atende externamente. Ele traz detalhes que podem indicar melhores formas de negociação com o cliente, preferências por produtos, insights que você teve, entre outros.

Os líderes de vendas utilizam esse relatório para acompanhar o desempenho do time comercial, verificar se a estratégia está sendo cumprida, se há qualquer informação nova sobre as negociações, entre outros dados que podem contribuir para a estratégia comercial como um todo.

Além disso, o gestor comercial também usa o relatório de visitas comerciais para verificar o status de pedidos, valores aplicados, possíveis descontos ou solicitações especiais do cliente com relação aos produtos adquiridos, ou à entrega.

Em resumo, o relatório de visitas comerciais é uma ferramenta de gestão de vendas poderosíssima, desde que bem aproveitado.

Por que dedicar tempo a fazer um relatório de visitas comerciais?

Você viu que o relatório de visitas comerciais é uma importante ferramenta de gestão. Mas por que você, representante de vendas, deveria dedicar seu tempo a preencher esse documento?

Registro de suas visitas

O relatório de visitas comerciais serve como um registro das suas visitas a clientes. Nesse sentido, traz informações que podem ser acompanhadas ao longo do tempo para que você conheça melhor cada cliente e suas necessidades.

Esses dados históricos podem compor análises pormenorizadas sobre o público-alvo da empresa na qual você trabalha e contribuir para a construção de estratégias comerciais mais efetivas.

Acompanhamento de negociações

Quando você está prospectando novos clientes, é importante ter cada passo da negociação devidamente registrado. Assim, tanto você quanto seu gestor sabem exatamente em qual etapa da jornada de compra cada prospect está.

Desse modo, vocês podem suprir esses potenciais clientes com informações úteis e assertivas que contribuam para que a jornada se complete de forma mais rápida e com a qualidade de atendimento que cada cliente merece.

Avaliação de desempenho

Um dos objetivos do relatório de visitas comerciais é manter o gestor comercial informado sobre suas atividades, certo? Portanto, trata-se de uma ferramenta de avaliação de desempenho, na qual podem ser observadas métricas de performance.

Por exemplo, número de clientes visitados por mês, número de negociações fechadas por mês, volume de vendas, ticket médio, entre outras.

Mas como dar esse formato e relevância ao seu relatório de visitas comerciais?

Como fazer um relatório de visitas comerciais para o seu chefe?

Via de regra, o relatório de visitas comerciais deve ser feito por toda a equipe comercial, considerando as contribuições de todos os membros do time. Desse modo, vocês podem chegar a um modelo padronizado que orientará todos os envolvidos sobre como preenchê-lo.

Mas, caso você esteja encabeçando essa iniciativa na sua empresa, considere estes passos para estruturar o seu template:

Faça um levantamento das informações mais importantes

O que o seu relatório de visitas comerciais deve ter de informações? O que pode ser estratégico para sua equipe e o seu gestor comercial?

Liste tópicos que você considera importantes e consulte seus colegas sobre isso. Quanto mais ideias forem dadas, melhor você conseguirá estruturar um documento que seja útil e relevante para todos.

Defina um modelo

Padronizar o formato do relatório de visitas comerciais facilita na hora de encontrar as informações. Também contribui para que vocês tenham mais facilidade na hora de tabular dados e extrair insights sobre as visitas e os clientes.

Além disso, um modelo compartilhado pode servir de base para melhorias contínuas, promovidas a partir do feedback de todo o time.

Destaque os KPIs de acompanhamento

Um bom relatório de visitas comerciais deve levar em consideração indicadores de performance que podem orientar melhor tanto o vendedor quanto o gestor comercial.

Diante disso, verifique com seu gestor quais KPIs poderiam fazer parte do relatório, de modo que ele possa acompanhar melhor o desempenho de cada vendedor.

Determine a periodicidade do relatório

O relatório será diário, semanal ou mensal? Ter essa informação bem definida permite que vocês criem uma rotina de preenchimento, mantendo uma regularidade no acompanhamento das informações.

Um relatório diário seria o ideal para ter informações atualizadas e assim melhorar sua capacidade de resposta frente a desafios, como dificuldade em falar com os clientes ou uma base de dados com informações desatualizadas, por exemplo.

Apresente as informações de forma adequada

Além de ter um template comum, é essencial que todos os vendedores sigam uma linha de raciocínio ao preencherem as informações do relatório de visitas comerciais.

Com as informações apresentadas de forma adequada, fica mais simples expor seus argumentos, mostrar resultados e construir processos de vendas mais eficientes e focados em performance.

Conte com a tecnologia disponível

Se você quer melhorar ainda mais a sua performance com relatórios de visitas fáceis, assertivos e totalmente integrados com as ferramentas de gestão da sua empresa, como o CRM, é mais fácil buscar as tecnologias disponíveis no mercado.

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