O controle de mercadoria é um conjunto de processos adotado para monitorar e gerir adequadamente o seu estoque, de maneira que não fique com produtos parados, nem em falta. Em outras palavras, esse gerenciamento objetiva manter o equilíbrio da sua reserva, além de definir níveis aceitáveis de danos e de estoque (capacidade mínima e máxima).

Gerenciar todas as suas mercadorias é fator de extrema importância para o funcionamento saudável da sua empresa, pois somente ao controlá-las de maneira eficiente é possível atender às demandas e alinhar a sua equipe quanto aos processos. Com isso, terá mais lucro. Já uma gestão ineficiente de estoque gera prejuízos, dinheiro parado e um atendimento de pedidos deficiente.

No entanto, o controle de mercadoria vai além de somente registrar o que entra e sai da sua reserva. Se deseja melhorar esse processo na sua empresa, confira algumas orientações práticas para adotar na sua gestão!

Trabalhe com mercadorias reduzidas

Trabalhar com o estoque reduzido é uma das estratégias utilizadas para evitar perdas e mercadorias paradas. Quanto menor e mais organizada for a sua reserva, mais fácil será para manter o local limpo e funcional. Além disso, há a diminuição da quantidade de produtos danificados.

Para essa prática, você trabalhará com a sua reserva em níveis suficientes para atender a sua demanda, nada mais do que isso. No entanto, esse método somente funciona e é benéfico em empresas que treinam os seus funcionários para atuar com estoque enxuto e que têm total domínio sobre pedidos e demandas, perdas, entradas e saídas de mercadorias.

Isso é necessário para que seja possível alinhar o nível do seu estoque com as demandas e prazos de entrega acordados com os clientes, pois, caso ocorram grandes gargalos, não haverá nem tempo, nem mercadoria para consertar o problema.

Tenha nível máximo e mínimo de estoque

Para ter um bom controle de mercadoria é preciso atuar com parceiros e fornecedores de qualidade. Dessa maneira, será possível prever demandas e não ter dores de cabeça com falta de produtos e não cumprimento de prazos. Sem falar das melhores negociações e condições de pagamento que são acordadas quando você tem um relacionamento de verdadeira parceria.

Se você nunca teve problemas e confia em seus fornecedores, poderá atuar e definir o chamado nível máximo e mínimo de estoque, que são duas opções mais desenvolvidas da gestão de mercadorias. Quando bem estruturada, essa estratégia traz ótimos resultados para o seu negócio.

Ter nível mínimo é atuar com a menor quantidade possível de produtos para repor o seu estoque. Por exemplo, você determina X itens, sendo que, quando a sua reserva atingir esse número, será o momento de comprar novas unidades.

Já o nível máximo é a quantidade de mercadoria que você estipula para ter na sua empresa para pedir a reposição. Porém, reforçamos que, para trabalhar dessa maneira, é preciso contar com a tecnologia como aliada, pois é necessário ter total controle de mercadoria, pedidos e demandas e ainda ter um nível de relacionamento maduro e de confiança com os seus fornecedores.

Capacite os seus colaboradores para o controle de mercadoria

Como dito, para ter eficiência e sucesso no seu controle de mercadoria, os seus colaboradores são parte fundamental. Em razão disso, é preciso ter uma equipe bem treinada e capacitada, para que possa se alinhar às estratégias de estoque e melhores práticas de gestão.

Ao contar com bons colaboradores, será possível ter um estoque mais organizado, monitorado e bem cuidado, principalmente se tratando de prazos, relatórios, cadastramento de produtos e validade dos produtos. Afinal, se a sua empresa atacadista ou distribuidora atua com itens perecíveis, é fundamental que fique de olho no vencimento.

Então, além de definir processos de seleção e contratação de funcionários, defina períodos para aplicar treinamentos, palestras e marcar reuniões, já que conversas e capacitação devem fazer parte dos pilares da sua empresa. Afinal, uma equipe alinhada e bem treinada é o segredo para evitar prejuízos e oferecer um serviço de qualidade para os seus clientes.

Estabeleça margens de perdas e danos

Mesmo atuando com um controle de mercadoria bem estruturado, certamente haverá situações de perdas e danos de produtos. Aliás, nem sempre esse fator dependerá de você, pois problemas podem acontecer no trajeto e no momento de entrega, por exemplo.

Sendo assim, é preciso estabelecer margens aceitáveis dessas perdas e danos, a fim de desenvolver soluções para que situações negativas como essas se mantenham dentro de um limite saudável, ou seja, que não prejudiquem o seu estoque nem gerem prejuízo financeiro.

Além disso, é importante desenvolver padrões e métodos para prevenir essas perdas e danos, porque aplicar estratégias de prevenção sai mais barato que lidar com as consequências e transtornos gerados por eles.

No mais, tenha também um inventário dos produtos que foram perdidos, e não somente daqueles que foram recebidos em perfeito estado, para que possa avaliar e definir esse nível aceitável de perdas.

Faça auditorias periódicas de seu estoque

Por maior que seja o seu controle e o cuidado da equipe, é preciso efetuar conferências periódicas de checagem, pois eventuais erros podem ocorrer em qualquer situação. Além disso, a única forma de você acompanhar a evolução dos seus controles é identificando o tamanho do problema.

Desse ponto de vista, você pode calcular a diferença de estoque a cada nova contagem e estabelecer metas de diminuição de erros. Outro procedimento recomendável é levantar qual falha de procedimento gerou a diferença e estabelecer regras para evitá-las no futuro.

Talvez um pedido tenha sido liberado sem o registro prévio para agilizar uma entrega e não tenha sido lançado posteriormente, por esquecimento. Nesse caso, você pode decidir por mudar as regras de gestão de pedidos, ou talvez consiga elaborar procedimentos para diminuir os casos de urgência, como a programação de pedidos com os clientes.

Algumas empresas chegam a fazer contagens diárias dos itens movimentados, ou programam auditorias de parte das mercadorias em dias diferentes do mês. Ao final do período, todos os produtos são contados. Assim, não é preciso contar todos os itens de uma única vez, o que ajuda a diminuir erros de contagem.

Organize o ambiente

Um dos problemas comuns no controle de estoque é a falta de espaço. Isso pode ocorrer em períodos de grande crescimento da empresa e é normal, mas a falta de organização pode agravar o problema e adiantar a necessidade de ampliação.

Além disso, o armazenamento de produtos no corredor e em outros locais inadequados favorece a danificação desses itens. Por isso, é importante estabelecer critérios de localização e usar equipamentos que favoreçam a organização, como pallets e prateleiras especiais.

Planeje suas compras

Com um bom controle e fornecedores com prazos mais curtos de entrega, você consegue estabelecerprevisões mais precisas e diminuir a necessidade de grandes estoques. Essa possibilidade é maior ou menor dependendo de sua atividade. Por exemplo, uma indústria consegue programar suas compras com mais antecedência e acerto, se comparada a um comércio varejista.

Uma distribuidora também costuma precisar de uma maior variedade de itens, justamente para permitir que seus clientes possam manter estoques menores. No entanto, sempre é possível melhorar as previsões de demanda mais justas.

Um bom controle de histórico de vendas e metodologias comparativas que usem critérios diferentes também fazem diferença. Por exemplo, contabilizar as vendas do mesmo mês no ano anterior e acrescentar o crescimento do mês anterior é mais eficiente do que considerar apenas o resultado do mês que passou, ou somente o do mesmo mês do ano anterior.

Isso significa que, quanto mais variáveis você utilizar, mais precisa será a sua previsão. Muitas empresas consideram outros aspectos, como o planejamento e os indicadores de vendas da equipe comercial. Como eles estão em frequente contato com os clientes, podem ajudar a prever vendas adicionais ou ocasionais, previamente anunciadas.

Contudo, é preciso desenvolver mecanismos de checagem e métodos comparativos. Afinal, a equipe comercial tende a ser mais otimista e, por mais realista que seja, os clientes mudam de ideia e necessidade. Seja como for, o simples exercício de efetuar a previsão e experimentar diferentes critérios e métodos ajuda a aumentar a habilidade de previsão e a diminuir a margem de erro com o tempo.

Conte com a tecnologia

Não há como gerir uma empresa, seja no departamento financeiro, seja operacional, sem implantartecnologias que automatizam processos. Com o aumento da concorrência e da exigência dos consumidores e pelo grande fluxo de informações que os negócios precisam processar o tempo todo, somente sistemas conseguem lidar com esses aspectos de maneira eficiente.

Além disso, ainda existe a busca pela redução de custos e mão de obra sem que a qualidade dos serviços e atendimento seja prejudicada. Portanto, a primeira orientação para ter um controle de mercadoria eficiente e bem estruturado é implantar um software que permita a gestão do seu estoque.

Com isso, o gerenciamento de produtos será mais otimizado, ao mesmo tempo em que há a redução de custos, falhas e erros em lançamentos e mais agilidade em encontrar os itens. Então, lembre-se: caneta, caderno e planilhas só funcionavam no passado.

Nós, da Ion Sistemas, oferecemos diferentes soluções tecnológicas que vêm auxiliando diversos negócios no ramo de atacado e distribuição de produtos. Por meio de nossos serviços, você poderá acompanhar não só cada movimentação do seu estoque e mercadorias, mas também gerenciar a sua equipe, criarcatálogos para apresentação de produtos, entre outros processos.

O controle de mercadoria é parte fundamental dos processos da sua empresa, afinal, se você não tem estratégias bem estruturadas, sofrerá com perdas e não conseguirá atender às suas demandas. Com isso, será difícil ter lucro. Então, adote procedimentos eficientes e que estejam de acordo com a capacidade da sua empresa.

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