6 problemas de emissão de pedidos mais comuns e como evitá-los

As empresas distribuidoras ou atacadistas que visam à satisfação do cliente por meio da excelência no atendimento precisam conhecer os 6 problemas de emissão de pedido mais comuns. Essa análise é fundamental para o sucesso do seu negócio.

Para isso, é imprescindível realizar investimentos em tecnologia, inovação e gestão para que as falhas não ocorram, garantindo a qualidade dos serviços e os resultados positivos. Por isso, apresentaremos cada inconveniente e como evitá-los, neste artigo. Acompanhe.

Como funciona o processo de emissão de pedidos em atacadistas e distribuidoras?

Desde que uma venda é fechada, gera-se uma encomenda para que o cliente receba a mercadoria rapidamente, conforme acordado. Sendo assim, a logística precisa emitir o pedido, selecionar, embalar, expedir o produto, fazer o transporte e a entrega ao cliente.

Entretanto, com tanta concorrência, é necessário otimizar os recursos e ampliar as margens de lucro. Logo, a emissão de pedido é fundamental para que as compras tenham destaque e fortaleçam o fluxo de caixa. Afinal, ela conecta fornecedores e clientes na operação. Porém, suas atividades precisam ser integradas para realizar o serviço, confira:

• entrada de pedidos: emissão, transmissão e captura de pedidos, verificação de consistência de dados e protocolo de entrada;
• liberação: verificação de dados cadastrais, de política comercial, política de crédito e requerimentos especiais de serviço;
• promessa de disponibilidade: análise de oferta do produto, priorização no atendimento e estimativa de data em que terá a mercadoria;
• programação de transportes: formação de cargas e otimização de rotas, plano de mercadorias e descarga nas origens e destinos, escolha e agendamento com transportadores;
• expedição: separação de produtos, conferência, carregamento, emissão de documentos e expedição;
• controle de entregas: visibilidade e comprovação dos recebimentos, remediação de falhas e fechamento de pedidos.

Quais são os problemas de emissão de pedidos que distribuidoras e atacadistas enfrentam?

Os erros de estoque e a emissão de pedidos estão relacionados, pois não há como vender se o produto não consta no inventário, no fornecedor ou não há como fabricá-lo a tempo. Quando as emissões são falhas, provocam quebras ou despesas imprevistas. Veja quais são os erros mais comuns para preveni-los.

1. Gastos que ultrapassam o orçamento

Normalmente, as distribuidoras ou atacados não sabem por onde anda sua equipe de vendas e, ainda, custeia a quilometragem. Esse erro causa falta de controle dos colaboradores, desperdício de tempo e prejuízo financeiro.

Para que isso não aconteça, utilize um sistema de força de vendas para monitorar em tempo real o time. Assim, saberá os horários de entrada e saída dos vendedores em cada cliente. Pois, por meio de um GPS, receberá importantes dados para aumentar a produtividade dos funcionários.

Além disso, terá o histórico financeiro das viagens e transportes para reembolsar corretamente os envolvidos. Logo, não precisará mais analisar as notas de despesas, uma por uma, atrasando outras atividades importantes.

2. Falta de equipamentos adequados

Quando não se tem equipamentos adequados e um layout inteligente, fica difícil realizar o controle do estoque, gerando diferentes equívocos. Por isso, viabilize uma boa estrutura de armazenagem e organização dos produtos por mix e saída rápida, aqueles com períodos sazonais, entre outros.

Pense na rotina da expedição ao receber a emissão dos pedidos. Também, no quesito equipamentos, adquira mecanismos como esteiras, carro shuttle, push-back e dinâmico, otimize as entradas e saídas de mercadorias para localizar os itens e aproveitar o espaço físico.

3. Ausência de integração de sistemas

Os processos de expedição de mercadorias recorrem ao sistema de gestão Enterprise Resource Planning (ERP) para centralizar os dados dos pedidos e estoque, automatizar a contagem dos produtos, fazer documentos e notas etc. Além disso, promove a integração com todos os setores e demais softwares, visto que apresenta as seguintes funcionalidades:

• agendamento de entregas;
• recebimento e conferência de mercadorias vindas do armazém;
• endereçamento dos pedidos;
• separação e expedição;
• inventário;
• movimentação de pallets com etiquetas de RFID ou códigos de barras;
• controle de veículos para entrega e coleta;
• planejamento e orientação sobre a forma correta de armazenar os produtos.

Consequentemente, se há erros na emissão dos pedidos, acarretará uma série de problemas, como insatisfação dos clientes, prejuízos financeiros e de tempo.

4. Processo claro de emissão de pedidos

Inúmeros equívocos podem surgir no processo, dessa maneira, a ausência de um padrão gera informações distintas, porque foram coletadas cada uma de uma forma. Para evitar isso, implemente um software de emissão e gestão de pedidos. Sua estrutura e automação são personalizadas conforme as necessidades da empresa.

5. Ausência de controle e proteção de dados sigilosos

Desconsiderar a relevância de um sistema de proteção das informações que o negócio detém pode resultar em perdas de dados essenciais ao negócio, causando altos prejuízos. Portanto, obtenha um controle dos processos, assegure seus arquivos e documentos por meio de ferramentas de segurança digital contra ataques cibernéticos.

6. Processos manuais

Uma das maiores faltas é insistir em processos manuais — não investir na automatização de gestão e emissão de pedidos é ter gastos desnecessários. Sendo assim, adquira uma plataforma de qualidade que contribua para o aumento da produtividade e satisfação dos clientes.

Com ela, você simula orçamentos, envia aos clientes, faz pedidos e consulta tabela de preços, comissão e ficha de clientes em um único local, por meio do seu celular, tablet ou desktop.

Enfim, ao eliminar quaisquer problemas ou erros, fará os distribuidores e atacadistas avançarem, minimizando o risco de falência. Nesse sentido, busque o controle de qualidade e organização, constantemente, inclusive, na emissão de pedidos.

Saiba que o aplicativo ION Vendas pode ajudar a resolver esses problemas. Afinal, ela proporciona funcionalidades interessantes que trazem uma experiência de compra diferenciada ao seu cliente e praticidade para a sua equipe de vendas.

O app oferece dados atualizados sobre o estoque, faz emissão de pedidos, tabela de preços, traz o histórico de compra do consumidor e status de entrega da mercadoria. Além disso, é intuitivo e com design familiar, promovendo a autonomia da equipe para trabalhar conforme o padrão definido.

Sobretudo, permite a consulta de empresas de portes e segmentos diferentes, em uma base única de informações, e acompanha em tempo real dados importantes, como fluxo de trabalho, títulos de clientes e metas.

Eliminar os erros na emissão de pedidos é o caminho mais certeiro para aumentar a produtividade e os lucros do negócio. Contar com uma ferramenta eficiente e prática para isso fará com que você acelere esse processo.

Então, o que está esperando? Acesse agora o site e conheça mais sobre o aplicativo.