Tudo o que você precisa saber sobre sistema na nuvem

0No decurso do tempo, tivemos um crescente número de documentos digitais, sendo necessário desenvolver recursos que permitissem o armazenamento dessas informações com qualidade e segurança.

Atualmente, o armazenamento de dados na nuvem tem sido considerado pelas organizações uma alternativa mais inovadora e prática de guardar informações sigilosas. Essa realidade promove uma maior segurança para os dados, evitando riscos de fraude ou perda.

Muitos administradores optam por uma solução em nuvem com o objetivo de otimizar rotinas e melhorar a prestação de serviços do negócio. Dessa maneira, com a empresa mais organizada e flexível, é possível atingir novos mercados e obter mais receitas.

Nessa perspectiva, preparamos este post para que você saiba o que é e como funciona uma solução em nuvem. Continue a leitura!

O que é uma solução em nuvem?

Os antigos e tradicionais sistemas de gestão — encarregados de automatizar e integrar toda a operação — eram instalados no servidor da empresa. Esse tipo de sistema perdurou por muito tempo e ainda é utilizado por boa parte das organizações.

No entanto, com o decorrer dos anos, o desenvolvimento da tecnologia aumentou o leque de possibilidades. Um exemplo é a criação do cloud computing, ou computação em nuvem, que disponibiliza ferramentas online e vem ganhando constantemente mais espaço no mundo do empreendedorismo.

Em geral, uma solução em nuvem deixa de usar equipamentos próprios para armazenar dados e, consequentemente, passa a utilizar equipamentos de terceiros como Google, Amazon, Microsoft e outros que oferecem o serviço de nuvem.

Além disso, o serviço acontece de acordo com a demanda, o que resulta em capacidade e custos just-in-time. Ainda, o sistema descarta a necessidade de gerenciamento pela sua organização. Em outras palavras, o processo permite que os dados da sua empresa sejam transferidos para sistemas de armazenamento externo, ou seja, plataformas terceirizadas.

Assim, esses sistemas são escaláveis para melhor adaptação às necessidades de armazenamento de dados da companhia. Além disso, as informações, quando já introduzidas na nuvem, poderão ser acessadas de qualquer local e dispositivo, sem depender de softwares previamente instalados ou outro tipo de estrutura.

Como esse sistema funciona em uma empresa?

Agora que você já sabe o conceito de armazenamento na nuvem, é fundamental que entenda também como ele funciona na gestão de uma empresa. Esse conhecimento facilitará, e muito, a correta utilização do sistema em sua organização.

As empresas consideram o armazenamento na nuvem uma maneira inovadora e prática de guardar dados sigilosos com pouco risco de fraude. Além disso, os dados podem ser acessados de forma remota. Por exemplo, caso um gestor esteja distante da sua companhia, é possível ele ter acesso aos dados por meio do seu celular.

Como cada empresa tem um escopo diferente, as formas de execução da solução em nuvem serão realizadas conforme essa particularidade. Assim, o funcionamento do sistema dependerá da linha mestra principal que guia as atividades da empresa.

Além disso, soluções em nuvem podem ser contratadas para processos pontuais de uma equipe de TI, como uma migração de informações. Também podem ser utilizadas para procedimentos mais complexos e integrados dentro da empresa.

Portanto, introduzir o sistema na nuvem na gestão da sua companhia melhora o desenvolvimento do negócio. Um exemplo é quando os colaboradores querem compartilhar notas ficais: sem os dados na nuvem, a empresa deveria mandar um e-mail com as notas para o responsável pela contabilidade, dando muito trabalho e aumentando o risco de vazamento.

Quais são as suas principais vantagens?

A infraestrutura da tecnologia de informação é vista por muitas organizações como um ativo essencial para os processos de gestão. A nuvem é uma ferramenta que foi desenvolvida para melhorar a utilização de informações digitais. Afinal, ela proporciona inúmeras vantagens para as empresas. Listamos as principais abaixo:

1. Segurança de dados

Há diversos motivos que justificam a escolha do cloud computing pelas empresas. Um dos principais é a segurança das informações na nuvem.

Os dados armazenados na nuvem são gravados em um data center. Esse espaço contém servidores distintos, uma vez que as informações são salvas de forma fracionada. Cada fragmento é salvo em um servidor específico.

Em resumo, isso significa que, em caso de invasão ou qualquer outro ato inesperado, apenas uma parte do documento será acessada. Além disso, o uso da criptografia, ou seja a codificação digital da informação, impossibilita que o invasor tenha acesso ao conteúdo.

Isso se chama redundância e a nuvem implementa isso com muito menos dor de cabeça do que a empresa querer fazer isso dentro dela, com servidor próprio.

Assim, este é um dos aspectos que mais comprova a segurança de uma solução em nuvem, posto que o usuário não sofre perdas nem acessa o documento por partes. Com o armazenamento na nuvem, os profissionais têm certeza que os seus dados não serão acessados por nenhuma pessoa. Logo, o sistema na nuvem, certamente, é uma das alternativas mais seguras para armazenar os dados de um negócio.

2. Mais flexibilidade para os colaboradores

Dentre as diversas vantagens de ter os arquivos de uma empresa na nuvem, destaca-se a flexibilidade como um aspecto primordial. Com o cloud, os dados podem ser acessados a partir de qualquer local em que os colaboradores se encontrarem.

Além desse fácil acesso, a implantação do sistema na nuvem é fácil, simples, rápida e ainda viabiliza grande flexibilidade, adequando a infraestrutura aos projetos das organizações.

A atualização desse sistema também pode ser realizada de maneira instantânea. Quando os dados são armazenados na infraestrutura da empresa, é necessária a contratação de terceiros para manutenção, o que pode atrapalhar as operações no dia a dia.

Além disso, quando a empresa já está em funcionamento e pretende introduzir o sistema na nuvem, a implementação geralmente é feita de maneira independente. O sistema de Planejamento de Recursos Empresariais, como a sigla ERP (Enterprise Resource Planning) é traduzida para o português, é uma alternativa para o controle da empresa, independentemente do seu porte.

Esse procedimento flexibiliza e aumenta a interligação entre todos os setores da gestão, já que facilita a comunicação empresarial, aspecto essencial para uma boa performance da empresa no mercado. Assim, o sistema na nuvem é um importante software que permite que cada setor da instituição seja acompanhado de perto e de forma simplificada.

3. Possibilidade de compartilhamento de informações

A automação dos processos por meio do sistema na nuvem faz com que a maioria dos dados estejam na rede. Além desse fato permitir o acesso em tempo real, facilita o compartilhamento entre os usuários.

Esse aspecto é especialmente importante quando se realizam trabalhos externos e existe a necessidade de consultar informações ou documentos. Assim, o colaborador que estiver em atividade remota não precisa aguardar o retorno do responsável interno para continuar com as suas atividades.

O acesso fácil e ágil às informações também ajuda a diminuir as incidências de duplicidade de cadastros e arquivos. Logo, a solução na nuvem proporciona uma maior organização para a gestão das empresas.

E para a explicação ficar mais clara, usaremos o Google Drive como exemplo, visto que é uma ferramenta de armazenamento e sincronização de arquivos. Essa função ajuda os profissionais a ganhar mais tempo e aumentar a produtividade, pois permite que trabalhem simultaneamente na criação, edição e no compartilhamento de arquivos.

Dessa forma, a instituição consegue trabalhar com um grande volume de armazenamento de dados corporativos e compartilhar essas informações entre os seus colaboradores de setores diversos. Este ponto deixa a gestão mais simples, prática e, consequentemente, ajuda no desenvolvimento da empresa no mercado.

4. Redução de custos

A solução em nuvem elimina gastos com a infraestrutura de TI on-premises, ou seja própria à empresa, já que a instituição passa a utilizar serviços remotos.

As empresas podem migrar para uma nuvem pública, isto é, uma categoria de nuvem que permite a ampliação da capacidade de armazenamento. Com isso, gastos que eram gerados na estrutura física, tais como energia elétrica e manutenção de softwares, serão eliminados ou diminuídos.

Modificações na gestão dos negócios acontecem com frequência. Só que essa realidade acaba gerando custos para a organização. Uma prática que acontece constantemente é a inovação na área de TI, pois os equipamentos e servidores precisam ser atualizados conforme o desenvolvimento da tecnologia. Porém, o uso do cloud computing facilita a adequação às novas tendências, já que ocorre de maneira automática e sem despesas.

Ainda mais, outro aspecto relevante desse sistema é a democratização do uso da tecnologia. A concorrência entre as nuvens públicas está fazendo com que a tecnologia de ponta se torne acessível para qualquer tamanho de empresa e de forma cada vez mais rápida. Em resumo, a disputa para conquistar mais clientes diminuiu os preços dos contratos.

Nessa ótica, é possível observar que uma solução em nuvem reduz custos reais de diversas formas. Logo, é essencial conhecer as exigências do seu empreendimento para que as soluções buscadas se encaixem no seu sistema e plataformas. E a melhor saída para executar essa transformação na sua empresa é, sem dúvida, contar com um planejamento de qualidade.

5. Maior produtividade

A utilização de recursos tecnológicos proporciona diversos benefícios para os negócios, como o aumento exponencial da produtividade. A computação na nuvem é uma das ferramentas mais importantes nesse sentido.

Essa transformação digital não envolve apenas as empresas de grande porte, mas também as pequenas e médias organizações. Em resumo, esse investimento é viável para qualquer negócio, uma vez que seu custo é muito baixo em relação ao benefício proporcionado.

Ao fazer uso desse tipo de tecnologia, é possível aumentar e melhorar os processos atualizando todo o quadro de colaboradores de forma rápida e simultânea. Ou seja, ao salvar um arquivo, ele é automaticamente atualizado na nuvem e, consequentemente, todos os colabores poderão ter acesso às mesmas informações.

Por outro lado, essa agilidade pode facilitar a identificação de falhas nos processos da gestão. Um sistema automático viabiliza uma resposta rápida com soluções a fim de intervir nesses problemas, o que garante o aumento da produtividade. Logo, existirá uma vantagem competitiva em relação às empresas não optaram por uma solução em nuvem, levando a sua companhia a se destacar no mercado.

Dessa maneira, é notória a evolução da tecnologia e as empresas podem utilizá-la a favor dos seus negócios. O cloud computing é uma das inovações que deixam os processos da sua companhia mais ágeis e produtivos. Assim, para que os seus colaboradores aumentem a produtividade das suas atividades, é relevante introduzir os dados da sua empresa na nuvem.

6. Simplificação dos processos de gestão

Adotar uma solução em nuvem vai além de se adaptar a uma tendência de sucesso no mercado. Implementar esse sistema permite que a gestão empresarial seja realizada de maneira ágil, simples e segura, o que potencializa os processos de qualquer empreendimento.

As inovações tecnológicas estão substituindo tarefas que seriam repetitivas para colaboradores, e isso sem dúvida pode simplificar bastante a infraestrutura dos processos e reduzir a carga de gerenciamento de TI. Outro ponto positivo consiste nas oportunidades de utilização dos aplicativos particulares da nuvem, visto que otimizam as operações de data center.

Diante disso, a organização consegue definir estratégias com maior foco nas demandas do mercado, tendo em vista que os membros da equipe de TI investirão menos tempo na resolução de problemas e em tarefas rotineiras.

Por outro lado, o sistema na nuvem permite que a sua gestão trabalhe com informações de modo muito mais rápido e confortável. Essa realidade viabiliza a utilização dos documentos, fotos e outros materiais de mídia em qualquer local e em tempo real, em vez de trabalhar com versões locais, que não oferecem uso remoto dos recursos.

Sendo assim, os seus colaboradores conseguirão alcançar mais resultados com esse simples acesso às informações da companhia. Ou seja, eles conseguirão compartilhar e editar documentos a qualquer hora e em qualquer lugar. A simples utilização de aplicativos para o fluxo de serviços ajudará na atualização dos dados em tempo real e fornecerá à equipe de TI uma visibilidade total dessa cooperação.

Como escolher a melhor solução em nuvem?

Escolher a melhor solução de cloud computing é uma tarefa que depende de vários fatores, visto que vai além do preço e do provedor. Por isso, é fundamental elaborar um planejamento para que você tome sua decisão de acordo com os objetivos da companhia.

Portanto, após conhecer as principais vantagens dessa solução, veremos a seguir como escolher o melhor serviço. Acompanhe!

1. Verifique as suas necessidades

Com o uso de ferramentas certas, uma empresa consegue otimizar seus processos, reduzindo gastos e aumentando a produtividade, ao mesmo tempo que entrega uma experiência formidável aos seus clientes.

Porém, há uma série de táticas que podem ser adotadas para a aquisição de uma solução na nuvem que seja adequada à empresa. O primeiro passo é verificar as necessidades da sua companhia.

E para realizar um investimento com alto retorno, o gestor de TI deve identificar as principais necessidades do negócio. Se a organização ganhar mobilidade operacional e tiver um ambiente de trabalho corporativo, pode optar apenas pelo cloud storage, ou seja, o espaço online de armazenamento disponibilizado pelo provedor contratado.

Por outro lado, a companhia pode ter a necessidade de reduzir os gastos de licenciamento de software e integrar times. Nesse caso, é necessário adotar um serviço de computação na nuvem que seja mais completo.

Enfim, analisar os objetivos e visualizar quais são os fatores que estão impedindo a sua gestão alcançá-los facilitará sem dúvida a escolha da solução correta.

2. Conheça o suporte oferecido pela empresa

Outro aspecto de suma importância é o suporte oferecido pelo provedor do serviço na nuvem. Essa análise precisa ser feita com cautela, pois, caso o serviço prestado pelo servidor seja insuficiente, certamente essa atividade poderá prejudicar bastante o fluxo de dados da sua organização.

Os provedores que oferecem soluções de cloud computing proporcionam suporte durante a prestação de serviços. Isso melhora o desenvolvimento da gestão e diminui as dificuldades dos colaboradores.

Assim, esse serviço se inicia por meio do planejamento do processo de transferência do sistema para a nuvem. Essa etapa implica na avaliação de como seria o processo de transferência e na análise das alterações que serão necessárias para tal.

Além do mais, há momentos durante os processos em que os colaboradores encontram dificuldades para executar as atividades. Por isso, é nesse instante que um suporte de qualidade pode ajudar os colaboradores a solucionar os contratempos que atrapalham o desenvolvimento da gestão.

Como vimos, existem vários tipos de suportes, como revisões, regulagens, consertos, calibrações, atualizações, dentre outros. Esse suporte é imprescindível para que a evolução da sua companhia ocorra de maneira efetiva.

3. Entenda a tradição da empresa no mercado

No mercado, as empresas têm uma tradição organizacional a fim de se destacar. Por isso, a tradição é relevante para definir como a companhia se posiciona no mercado. Dessa forma, é essencial descobri-la.

Uma instituição com o DNA de empreendimento de qualidade consegue realizar uma gestão de forma eficaz. Dessa maneira, é indicado estudar a tradição de uma organização antes de escolhê-la como parceira de negócio.

Estar alinhado à cultura de uma organização pode fazer a diferença no momento de fechar um contrato. No entanto, é importante reforçar que, para descobrir quais são as prioridades de uma empresa, não basta visitar o site e ler a missão e os valores declarados.

Essa realidade vai além de pesquisas superficiais, uma vez que são muitos os fatores que precisam ser analisados. Inclusive, a tradição das empresas geralmente se manifesta no comportamento de quem está no topo, ou seja, dos líderes.

Dessa forma, uma das alternativas para conhecer a tradição de uma instituição é ler as entrevistas com o CEO ou com os seus diretores. A maneira como eles falam, tomam decisões e gerenciam pessoas dá elementos concretos sobre a cultura da empresa que representam.

Esse fato é responsável pelos valores da empresa: a confiança, a reputação e a credibilidade. Por isso, é importante ter o conhecimento da tradição da empresa com a qual pretende realizar parcerias, uma vez que isso evidenciará seus pontos positivos e negativos.

4. Capacite os seus colaboradores

O funcionamento do sistema na nuvem não é complexo, mas se trata de uma ferramenta nova à qual muitas pessoas ainda não se adaptaram. A fim de melhorar o desempenho da gestão, é fundamental que os administradores capacitem os seus colaboradores.

Nesse sentido, vale reforçar que não basta contratar apenas colaboradores especialistas em sistemas na nuvem, pois a gestão só funcionará de modo efetivo se toda a equipe tiver uma boa capacidade de trabalho com a ferramenta.

Muitas empresas fornecedoras do serviço em nuvem disponibilizam capacitações para as organizações que contratarem o seu serviço. Geralmente, esse reforço é disponibilizado por meio de videoaulas e livros didáticos com boas explicações sobre o serviço.

Uma dessas alternativas para desenvolver o seu profissional de TI é por meio das certificações de AWS — certificações da Amazon Web Services — já que a Amazon é um dos servidores de plataformas online. Esse reforço ajuda a equipe de TI a desenvolver habilidades mais precisas para executar com eficiência as demandas de uma organização.

Portanto, viabilizar treinamentos na área de Ti é uma ação bastante comum em gigantes do mercado. Assim, proporcione capacitações para o seu time de colaboradores, pois é a melhor forma de otimizar os serviços relacionados à tecnologia.

Em resumo, a solução em nuvem é essencial para que a gestão de uma companhia prospere conforme os seus objetivos. Essa tecnologia tem muitas vantagens, dentre as quais o excelente custo-benefício, pois é possível armazenar uma quantidade maior de arquivos com um investimento reduzido, sem precisar de servidores próprios.

Diante desse fato, é visível que uma solução em nuvem é uma das melhores opções para que a gestão da sua companhia seja efetiva. A ferramenta facilita a acessibilidade às informações entre os colaboradores da companhia e, consequentemente, melhora os resultados e identifica os contratempos com mais precisão. Nesse sentido, caso a sua organização não tenha essa funcionalidade, introduza esse serviço a fim de destacar a sua marca.

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