O controle de mercadoria é um conjunto de processos adotados para monitorar e gerir adequadamente o seu estoque, de maneira que ele não fique com produtos parados nem em falta. Esse gerenciamento visa manter o equilíbrio da sua reserva, além de definir níveis aceitáveis de danos e de estoque (capacidade mínima e máxima).

Isso significa que o controle de mercadoria vai além de somente registrar o que entra e sai da sua reserva. Se, por quaisquer motivos, o controle for deixado de lado e os gestores não fiscalizarem o fluxo de entradas e saídas do estoque, as consequências serão negativas.

Se você deseja melhorar esse processo na sua empresa, continue a leitura e confira algumas orientações práticas para adotar na sua gestão.

Afinal, por que o controle de mercadoria é tão importante?

Podemos dizer que o controle de mercadoria é importante por alguns motivos. Em primeiro lugar, gerenciar as suas mercadorias é algo crucial para conseguir atender às demandas. Pense que sua empresa pode perder chances de vendas e, consequentemente, oportunidades de negócio futuras simplesmente por falta de produtos no estoque.

Além disso, o controle de mercadoria tem um impacto direto na lucratividade da empresa. Sem um registro frequente do que entra e sai do estoque, os gestores não têm uma noção exata dos produtos que estão parados.

Quando isso acontece, não há o retorno sobre investimento em mercadorias, e a empresa tende a ficar no vermelho. Se você trabalha com alimentos, bebidas e outros produtos com prazo de vencimento, é preciso ter um cuidado redobrado para evitar o estoque parado.

Outra grande vantagem do controle de mercadoria é a produtividade. Um bom controle serve para aparar arestas da sua administração do estoque: você encontrará rapidamente o que precisa, com informações precisas sobre quantidade, preço e muito mais, e poderá tomar decisões rapidamente.

Em suma, com um bom controle de mercadoria, você consegue atender às demandas da sua empresa com maior facilidade, aumenta seu lucro e ainda realiza as tarefas com mais agilidade, poupando o tempo de toda a sua equipe.

Como ter maior controle de mercadoria?

Confira nossas dicas para ter um controle eficiente das mercadorias a e evitar prejuízos com o estoque.

Trabalhe com mercadorias reduzidas

Trabalhar com o estoque reduzido é uma das estratégias utilizadas para evitar perdas e mercadorias paradas. Quanto menor e mais organizada for a sua reserva, mais fácil será para manter o local limpo e funcional. Além disso, há a diminuição da quantidade de produtos danificados.

Para essa prática, você trabalhará com a sua reserva em níveis suficientes para atender a sua demanda, nada mais do que isso. No entanto, esse método somente funciona e é benéfico em empresas que treinam os seus funcionários para atuar com estoque enxuto e que têm total domínio sobre pedidos e demandas, perdas, entradas e saídas de mercadorias.

Isso é necessário para que seja possível alinhar o nível do seu estoque com as demandas e os prazos de entrega acordados com os clientes, pois, caso ocorram grandes gargalos, não haverá tempo ou mercadoria para consertar o problema.

Tenha nível máximo e mínimo de estoque

Para ter um bom controle de mercadorias, é preciso atuar com parceiros e fornecedores de qualidade. Dessa maneira, será possível prever demandas e não ter dores de cabeça com falta de produtos e não cumprimento de prazos.

Sem falar das melhores negociações e condições de pagamento que são acordadas quando você tem um relacionamento de verdadeira parceria.

Se você nunca teve problemas e confia em seus fornecedores, poderá atuar e definir o chamado nível máximo e mínimo de estoque, que são duas opções mais desenvolvidas da gestão de mercadorias. Quando bem estruturada, essa estratégia traz ótimos resultados para o seu negócio.

Ter nível mínimo é atuar com a menor quantidade possível de produtos para repor o seu estoque. Por exemplo, você determina “X” itens, sendo que, quando a sua reserva atingir esse número, será o momento de comprar novas unidades.

Já o nível máximo é a quantidade de mercadoria que você estipula para ter na sua empresa para pedir a reposição. Porém, reforçamos que, para trabalhar dessa maneira, é preciso contar com a tecnologia como aliada, pois é necessário ter total controle de mercadorias, pedidos e demandas, além de ter um nível de relacionamento maduro e de confiança com os seus fornecedores.

Capacite os seus colaboradores para o controle de mercadoria

Como dito, para ter eficiência e sucesso no seu controle de mercadoria, os seus colaboradores são parte fundamental. Em razão disso, é preciso ter uma equipe bem treinada e capacitada, para que possa se alinhar às estratégias de estoque e melhores práticas de gestão.

Ao contar com bons colaboradores, será possível ter um estoque mais organizado, monitorado e bem cuidado, principalmente se tratando de prazos, relatórios, cadastramento de produtos e validade dos itens. Afinal, se a sua empresa atacadista ou distribuidora atua com itens perecíveis, é fundamental que fique de olho no vencimento.

Então, além de definir processos de seleção e contratação de funcionários, defina períodos para aplicar treinamentos, palestras e marcar reuniões, já que conversas e capacitações devem fazer parte dos pilares da sua empresa. Afinal, uma equipe alinhada e bem treinada é o segredo para evitar prejuízos e oferecer um serviço de qualidade para os seus clientes.

Estabeleça margens de perdas e danos

Mesmo atuando com um controle de mercadoria bem estruturado, certamente haverá situações de perdas e danos de produtos. Aliás, nem sempre esse fator dependerá de você, pois problemas podem acontecer no trajeto e no momento de entrega, por exemplo.

Sendo assim, é preciso estabelecer margens aceitáveis dessas perdas e danos, a fim de desenvolver soluções para que situações negativas como essas se mantenham dentro de um limite saudável, ou seja, não prejudiquem o seu estoque nem gerem prejuízo financeiro.

Além disso, é importante desenvolver padrões e métodos para prevenir essas perdas e danos, porque aplicar estratégias de prevenção sai mais barato que lidar com as consequências e os transtornos gerados por eles.

No mais, tenha também um inventário dos produtos que foram perdidos, e não somente daqueles que foram recebidos em perfeito estado, para que possa avaliar e definir esse nível aceitável de perdas.

Faça auditorias periódicas de seu estoque

Por maior que seja o seu controle e o cuidado da equipe, é preciso efetuar conferências periódicas de checagem, pois eventuais erros podem ocorrer em qualquer situação. Além disso, a única forma de acompanhar a evolução dos seus controles é identificando o tamanho do problema.

Desse ponto de vista, você pode calcular a diferença de estoque a cada nova contagem e estabelecer metas de diminuição de erros. Outro procedimento recomendável é levantar qual falha de procedimento gerou a diferença e estabelecer regras para evitá-las no futuro.

Talvez um pedido tenha sido liberado sem o registro prévio para agilizar uma entrega e não tenha sido lançado posteriormente, por esquecimento. Nesse caso, você pode decidir mudar as regras da gestão de pedidos ou talvez consiga elaborar procedimentos para diminuir os casos de urgência, como a programação de pedidos com os clientes.

Algumas empresas chegam a fazer contagens diárias dos itens movimentados ou programam auditorias de parte das mercadorias em dias diferentes do mês. Ao final do período, todos os produtos são contados. Assim, não é preciso contar todos os itens de uma única vez, o que ajuda a diminuir erros.

Organize o ambiente

Um dos problemas comuns na gestão do estoque é a falta de espaço. Isso pode ocorrer em períodos de grande crescimento da empresa e é normal, mas a falta de organização pode agravar o problema e adiantar a necessidade de ampliação.

Além disso, o armazenamento de produtos no corredor e em outros locais inadequados favorece a danificação desses itens. Por isso, é importante estabelecer critérios de localização e usar equipamentos que favoreçam a organização, como pallets e prateleiras especiais.

Planeje suas compras

Com um bom controle e fornecedores com prazos mais curtos de entrega, você consegue estabelecer previsões mais precisas e diminuir a necessidade de grandes estoques. Essa possibilidade é maior ou menor dependendo de sua atividade. Por exemplo, uma indústria consegue programar suas compras com mais antecedência e acerto, se comparada a um comércio varejista.

Uma distribuidora também costuma precisar de uma maior variedade de itens, justamente para permitir que seus clientes possam manter estoques menores. No entanto, sempre é possível melhorar as previsões de demandas mais justas.

Um bom controle do histórico de vendas e metodologias comparativas que usem critérios diferentes também fazem a diferença. Por exemplo, contabilizar as vendas do mesmo mês no ano anterior e acrescentar o crescimento do mês passado é mais eficiente do que considerar apenas o resultado do mês que passou, ou somente o do mesmo mês do ano anterior.

Isso significa que, quanto mais variáveis você utilizar, mais precisa será a sua previsão. Muitas empresas consideram outros aspectos, como o planejamento e os indicadores de vendas da equipe comercial. Como eles estão em frequente contato com os clientes, podem ajudar a prever vendas adicionais ou ocasionais, previamente anunciadas.

Contudo, é preciso desenvolver mecanismos de checagem e métodos comparativos. Afinal, a equipe comercial tende a ser mais otimista e, por mais realista que seja, os clientes mudam de ideia e necessidade. Seja como for, o simples exercício de efetuar a previsão e experimentar diferentes critérios e métodos ajuda a aumentar a habilidade de previsão e a diminuir a margem de erro com o tempo.

Conte com a tecnologia

Não há como gerir uma empresa, seja no departamento financeiro, seja no operacional, sem implantar tecnologias que automatizam processos. Com o aumento da concorrência e da exigência dos consumidores e o grande fluxo de informações que os negócios precisam processar o tempo todo, somente sistemas conseguem lidar com esses aspectos de maneira eficiente.

Além disso, ainda existe a busca pela redução de custos e mão de obra sem que a qualidade dos serviços e atendimentos seja prejudicada. Portanto, a primeira orientação para ter um controle de mercadoria eficiente e bem estruturado é implantar um software que permita a gestão do seu estoque.

Com isso, o gerenciamento de produtos será mais otimizado, ao mesmo tempo, haverá a redução de custos, falhas e erros em lançamentos e mais agilidade em encontrar os itens. Então, lembre-se: caneta, caderno e planilhas só funcionavam no passado.

Acompanhe a demanda pelo produto

Um controle de estoque eficiente identifica a necessidade de comprar matéria-prima quando existe a demanda pelo produto final. Ou seja, é preciso comprar na medida certa quando a equipe de vendas identifica uma certa demanda dos clientes, para evitar produtos parados no estoque.

Dessa forma, a gestão das mercadorias se torna mais simples, você consegue aproveitar melhor o espaço físico do estoque e ainda reduz o desperdício. Em conjunto com o planejamento de compras, a ideia de acompanhar a demanda pelo produto final é manter o estoque sempre enxuto.

Categorize os produtos

A categorização dos produtos vai garantir para sua empresa melhorias na gestão e uma melhor seleção de matérias-primas a comprar. Para isso, uma excelente metodologia é a curva ABC.

Trata-se de uma maneira de fazer o controle do estoque considerando a importância de cada mercadoria. A ideia é mostrar os principais produtos da empresa que devem estar nas prateleiras e receber atenção especial.

Assim, cria-se uma ordem de prioridades para facilitar o processo de análise das informações do estoque e a tomada de decisão.

Segundo a metodologia, as mercadorias devem ser classificadas em três categorias: A, B e C. Nessa divisão, na categoria A ficam os produtos de maior valor ou quantidade. Na categoria B, os produtos de valor médio. Na C, os produtos de menor valor.

Como escolher o sistema de controle ideal?

Como vimos, sua empresa pode usar a tecnologia para automatizar processos manuais e burocráticos do controle de mercadoria. Um bom sistema deve ser capaz de assumir parte das responsabilidades dos colaboradores, e o melhor de tudo é que os softwares não se cansam nem cometem erros por distração.

Para adotar o melhor sistema, é importante conhecer os diferenciais do software e descobrir se as suas funcionalidades respondem às necessidades da sua empresa.

Nós, da ION Sistemas, oferecemos diferentes soluções tecnológicas que vêm auxiliando diversos negócios no ramo de atacado e distribuição de produtos. Por meio de nosso aplicativo 100% na nuvem, você poderá acompanhar suas operações de maneira integrada.

Além de monitorar a movimentação do seu estoque em tempo real, você pode gerenciar a sua equipe usando nosso sistema personalizado, criar catálogos para apresentação de produtos, entre outras operações.

Esse controle de mercadoria é parte fundamental dos processos da sua empresa, afinal, se você não tem estratégias bem estruturadas, poderá sofrer com perdas e não conseguir atender às suas demandas. Com isso, será difícil ter lucro. Então, adote procedimentos eficientes e que estejam de acordo com a capacidade da sua empresa.

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